¿NOS REUNIMOS? ¿ZOOM, PRESENCIAL, HIBRIDO?

El COVID ha evidenciado lo importante que es para nosotros el contacto físico.  Todos hemos extrañado estar con nuestros colegas en el trabajo; razón por la cual, es natural entender cómo – apenas pudimos – volvimos a la oficina y comenzamos a agendar reuniones presenciales para todo.

Pero, seguimos en pandemia y debemos seguir cuidándonos y a nuestros equipos también.  Además de ello, no podemos ignorar todo lo que hemos descubierto y aprendido en estos casi dos años virtuales como para descartarlo de inmediato volviendo a la presencialidad como en el 2019.  

Los líderes tienen la responsabilidad de cuidar la salud física y mental de sus colaboradores y a la vez lograr los resultados con eficiencia, eficacia en un clima laboral positivo con relaciones sólidas y  fomentando la camaradería. 

Es complejo porque hay cosas que se contraponen. Para cuidar la salud física, debo evitar el contacto, pero para cuidar la salud mental, más bien – debo generar espacios de encuentro con la gente. 

Muchas organizaciones han iniciado con sistemas tipo “2 días presenciales, 3 días de Home office” o “un día presencial, un día Home office” – o lo que fuere. 

Pero no es tan sencillo como eso. ¡Las reuniones requieren diseño! Diseño estratégico e inteligente basado en análisis.  

Los líderes deben definir la arquitectura de las reuniones en su organización y área.  

Es momento de hacerse preguntas y de mirar otros modelos para emular e innovar.  Por ejemplo, yo miraría el concepto de “Flipped Classroom”  (salón invertido) que comenzó a implementarse antes del COVID, donde los conceptos, lo teórico, el conocimiento se imparte de manera virtual y al colegio o universidad se va para la parte práctica y aplicativa.  O sea, al revés de cómo es ahora en donde voy al salón para lo teórico y lo aplicativo (tareas) se hace en casa.  Por qué no pensar en una “Flipped Office” en donde lo táctico y rutinario se hace en casa y a la oficina se va para lo más complejo, para lo que requiere trabajo colaborativo y construir sobre las ideas de los demás.

Para ser el arquitecto de las reuniones, podrían ayudarte estos 6 pasos:

1) Haz un listado de todas las reuniones que tienen habitualmente: Directorios, reuniones de status, de supervisión, comités, reuniones de brainstorming, con clientes, proveedores, etc.

2) De ese listado – ¿realmente todo requiere reunión? Por ejemplo, a menudo tenemos reuniones de equipo para presentar el informe de status donde cada área presenta sus avances. ¿Podrían enviar esos reportes en 1 página para leer y luego se reúnen tal vez por zoom para comentar?  Inclusive, puedes ser innovador y hacer que la gente grabe su Status Report para que las personas tengan la libertad de verlos cuando les acomode como cuando están en el carro, haciendo deporte, etc.

3) De ese listado – hacer una clasificación con recomendaciones de cuáles pueden ser reuniones físicas y cuales virtuales: Generalmente, reuniones más tácticas, de supervisión o informativas pueden ser virtuales mientras que las que son más complejas como algunos directorios y algunas sesiones de brainstorming que se sostienen del trabajo colaborativo – podrían llevarse a cabo de forma presencial. 

4) Del listado – identifiquen cuáles son las reuniones que deben ser presenciales para fomentar la construcción de relaciones. Hay que recordar que el líder es responsable de los resultados y del clima – incluyendo la salud mental. Por ejemplo, establecer cuántas veces al mes debe haber reuniones de equipo presencial. Presencial puede ser recomendable para una sesión de feedback (retroalimentación del desempeño) para que haya mejor conexión personal.

5) Definir políticas para solicitar programar una reunión. Exijan que quienes piden una reunión, antes de hacerlo, respondan estas preguntas: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Cuál es la necesidad de tener la reunión que no puede ser resuelto por correo? Si se concluye que sí es necesaria la reunión, la siguiente pregunta debe ser ¿Por qué debe ser presencial?  Esa reflexión puede aliviar la reunionitis de la que tanto se queja la gente.

6) ¿Habrá política de acceder a reuniones híbridas?. Lo cual es una excelente opción para dar mayor flexibilidad para que las personas puedan decidir mejor cómo ser más eficientes, cuidarse y facilitar la vida a los miembros del equipo que están físicamente en otra sede, ciudad o país. Si optan por tener reuniones híbridas, definitivamente requieren diseñar protocolos para que quienes están siguiendo la reunión virtualmente se sientan incluidos. Por ejemplo: una política debe de ser que todos, aunque estés físicamente en la sala de reuniones, tiene que entrar igualmente al zoom.  Hacer contacto visual con la persona que está en pantalla y no solo con los que están sentados en la sala, etc. 

En resumen, volver a como era la vida antes del COVID no debería ser una opción.  Hemos aprendido muchísimo en esta experiencia – partiendo con romper el mito del Home Office y de los horarios de oficina.  Re-diseñar nuestro sistema de reuniones es tener un pie más cerca al futuro.