Documento Electrónico: una reforma que libera a las empresas de trámites innecesarios

La reciente modificación del artículo 35 del Reglamento del Decreto Legislativo N.º 1412, Ley de Gobierno Digital, no es un simple ajuste normativo: es un punto de inflexión en la forma en que las empresas peruanas pueden documentar, formalizar y probar sus actos jurídicos. La nueva redacción reafirma (una vez mas) que un documento electrónico tiene la misma eficacia y validez que su equivalente en papel, siempre que cumpla con tres garantías esenciales: integridad, autenticidad y disponibilidad.

Estas tres condiciones son mucho más que términos técnicos. Integridad significa que el contenido del documento no ha sido alterado desde su emisión o firma, y que cualquier modificación posterior pueda ser detectada con absoluta certeza. Autenticidad implica que la identidad del firmante pueda ser verificada sin margen para la suplantación o la duda. Disponibilidad exige que el documento pueda ser recuperado, consultado y validado durante todo su ciclo de vida, incluso frente a la obsolescencia tecnológica o cambios en las plataformas de almacenamiento.

En la práctica empresarial, estas garantías son determinantes: un contrato mal firmado o un archivo electrónico que no pueda verificarse años después puede implicar pérdidas millonarias, conflictos judiciales prolongados o sanciones regulatorias. Y aquí aparece el verdadero valor de la reforma: la ley no condiciona la validez a la intervención de un intermediario. Reconoce la libertad de las partes para elegir la tecnología y el mecanismo de firma que mejor se ajusten al riesgo y a las necesidades de cada operación. Esta flexibilidad es especialmente valiosa para emprendedores, startups y empresas de alto dinamismo, donde la velocidad de ejecución y el control de costos son tan relevantes como la seguridad jurídica.

El marco legal peruano, en línea con estándares internacionales, reconoce tres niveles de firma electrónica. La firma electrónica simple abarca cualquier mecanismo básico que permita identificar al firmante y vincularlo con el documento, como credenciales, contraseñas de un solo uso, clic de aceptación o validación biométrica básica. Su facilidad de uso y bajo costo la hacen idónea para acuerdos de bajo riesgo, pero su fuerza probatoria dependerá de la calidad de las evidencias: sellos de tiempo confiables, bitácoras completas, huellas digitales del documento.

La firma electrónica avanzada establece un vínculo único con el firmante, permite detectar cualquier alteración posterior y se genera bajo su control exclusivo. Suele combinar autenticación multifactor, sellado de tiempo y registros inmutables, ofreciendo un nivel alto de integridad y autenticidad. Es la opción óptima para contratos comerciales significativos, acuerdos de prestación de servicios, relaciones B2B recurrentes o transacciones donde exista una expectativa real de auditoría o eventual litigio.

Finalmente, la firma cualificada —también denominada en el Perú “firma digital”— se basa en certificados emitidos por entidades acreditadas ante Indecopi y en tecnologías de infraestructura de clave pública (PKI). Es el nivel más alto de seguridad y presunción legal, capaz de blindar jurídicamente operaciones críticas, contratos de alto valor, transacciones reguladas o actos que por ley requieren este estándar. Su implementación exige una gestión cuidadosa de certificados y claves, así como políticas claras de preservación a largo plazo, incluyendo re-sellado y conservación de evidencias portables.

La clave está en que ninguna de estas modalidades es obligatoria para todos los casos. La elección debe responder a un análisis de riesgo: firmas simples para lo simple, avanzadas para lo relevante y cualificadas para lo crítico. Lo esencial es que en todos los niveles se implementen buenas prácticas: exportar las evidencias de forma portable y auditable, aplicar sellado de tiempo confiable, mantener control exclusivo del firmante, evitar la dependencia total de un proveedor y definir políticas de preservación que garanticen disponibilidad incluso si cambian los sistemas o plataformas.

Este enfoque no es aislado. En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS reconoce las firmas electrónica, avanzada y cualificada, otorgando a la cualificada una presunción reforzada de validez, pero sin imponerla como requisito general. En Estados Unidos, la E-SIGN Act y la UETA prohíben negar efectos legales por el solo hecho de estar en formato electrónico y dejan a las partes la elección tecnológica. Chile, México y Brasil también apuestan por la autonomía privada, reservando la exigencia de certificados cualificados o notariado para supuestos excepcionales. En todos estos casos, el mensaje es claro: el valor de un documento electrónico se mide por la solidez de su evidencia técnica y por el cumplimiento de las garantías esenciales, no por el paso obligado por un tercero para “otorgarle” valor.

La modificación del artículo 35 abre la puerta para que el Perú avance en esa dirección. Para los directorios y gerencias generales, el desafío no es si adoptar el documento electrónico, sino cómo integrarlo como regla en la estrategia corporativa. Esto implica definir qué nivel de firma usar en cada tipo de acto, negociar con proveedores la portabilidad y validación independiente de evidencias, establecer gobernanza documental y capacitar a equipos legales y operativos en el uso correcto de estas herramientas.

En un mercado donde la agilidad y la certeza jurídica son ventajas competitivas, el documento electrónico libre y seguro no es solo una herramienta tecnológica: es un activo estratégico. Su adopción inteligente puede reducir costos, acortar plazos, minimizar riesgos y, sobre todo, liberar a las empresas de peajes burocráticos innecesarios, sin renunciar a la fuerza probatoria que exige un entorno empresarial cada vez más digital y global.