El valor del tiempo: estrategias y técnicas para una gestión eficiente

Por: Dr. Enrique Louffat. Profesor Principal de ESAN Graduate School of Business

El tiempo se constituye como un activo valioso en la vida de todas las personas, pues las diversas actividades que realizan deben enmarcarse en él. Por lo tanto, resulta necesario que su gestión eficiente implique realizar lo que deba hacerse dentro del tiempo justo y necesario; es decir, “que no falte ni que sobre tiempo”. En ese contexto, se vuelve indispensable poder planear, organizar, dirigir y controlar las actividades que se desean realizar de manera proactiva, dinámica e incluso flexible.

No gestionar adecuadamente el tiempo puede derivar en la acumulación, superposición o retraso de actividades, afectando el equilibrio personal y generando descontrol, ansiedad, estrés, irritabilidad y preocupaciones. Estas situaciones impactan negativamente en los niveles de productividad y en la calidad de vida, debido a los sobresaltos que pueden surgir y que desembocan en una sensación de frustración, de mayor o menor complejidad, que incluso podría generar trastornos comportamentales serios.

Beneficios

Dentro de los principales beneficios de una adecuada administración del tiempo en la vida de las personas, se pueden considerar los siguientes:

1. Disminución y/o eliminación del estrés, lo que genera energía positiva y una mayor sensación de plenitud para afrontar las diversas actividades programadas.
2. Contribución a una mejor calidad de vida, al favorecer un equilibrio adecuado entre los roles laborales y personales-familiares.
3. Mayor concentración en objetivos claros y definidos, los cuales deben ser alcanzados en tiempos y espacios previamente establecidos.
4. Reducción y/o eliminación de la procrastinación; es decir, evitar postergar actividades por desgano, complejos o falta de motivación.
5. Incremento de la productividad y generación de valor, como resultado de una mayor eficiencia en el desempeño laboral.

Recomendaciones

A continuación, se presentan algunas recomendaciones, tomando en cuenta el proceso administrativo de planear, organizar, dirigir y controlar, que pueden ser aplicadas para una adecuada administración del tiempo:

Planeación

• Analizar la misión y/o visión personal.
• Definir objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido) a corto, mediano y largo plazo.
• Evaluar las oportunidades y amenazas del entorno.
• Identificar las fortalezas y debilidades con las que se cuenta.
• Establecer cronogramas de actividades.
• Formular presupuestos tentativos de recursos financieros.

Organización

• Emplear técnicas y/o metodologías de administración del tiempo.
• Clasificar las actividades según criterios de importancia y urgencia.
• Verificar la viabilidad de horarios realistas y alcanzables.

Dirección

• Ejecutar las acciones en tiempos y espacios viables.
• Mantener una actitud y energía positivas.
• Evitar la realización de multitareas simultáneas.
• Fomentar una concentración plena que evite distracciones.

Control

• Formular indicadores de desempeño, tales como OKR y/o KPI.
• Implementar mecanismos de monitoreo permanentes: previos, concurrentes y posteriores.

Técnicas

Algunas de las técnicas recomendables para la adecuada administración del tiempo son las siguientes:

1. Pomodoro. Fue desarrollada por Francesco Cirillo, quien utilizaba un temporizador en forma de tomate para monitorear el progreso de su trabajo. Esta técnica consiste en dividir el trabajo en ciclos de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso. Luego de completar cuatro ciclos de trabajo, el descanso se incrementa a 20 minutos. Posteriormente, se retoma el esquema de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso hasta concluir las tareas establecidas.
2. Kanban. Fue desarrollada en Japón por Taiichi Ohno, en la década de 1940, con el objetivo de aumentar la productividad y la eficiencia en los procesos de fabricación. Esta técnica consiste en diseñar un tablero, físico o virtual, dividido en columnas. En la primera se colocan las tareas o proyectos por desarrollar en un periodo determinado; en la segunda, las actividades por iniciar; en la tercera, las tareas en proceso; y, finalmente, en la cuarta, las actividades concluidas.
3. GTD (Getting Things Done). Fue propuesta por David Allen en su libro Organízate con eficacia: el arte de la productividad sin estrés. Esta técnica se desarrolla en cinco etapas:
   • Capturar, anotando todas las actividades que se desean realizar;
   • Aclarar, para determinar la viabilidad de dichas actividades;
   • Organizar, clasificando las tareas en categorías;
   • Reflexionar, monitoreando la ejecución y los plazos establecidos; y
   • Actuar, ejecutando las tareas según lo previamente programado.
4. Matriz de Eisenhower. Esta técnica propone dos variables de análisis: la importancia (eje X) y la urgencia (eje Y). De la combinación de ambas surgen cuatro cuadrantes en los que se clasifican las actividades. En el primer cuadrante se ubican las tareas urgentes e importantes, que deben realizarse de inmediato; en el segundo, las importantes pero no urgentes; en el tercero, las urgentes pero no importantes; y, en el cuarto, aquellas que no son ni urgentes ni importantes y que, por lo tanto, deberían eliminarse.
5. Timeboxing. Fue desarrollada por James Martin en su libro Desarrollo rápido de aplicaciones. Esta técnica consiste en identificar las tareas a realizar y asignar a cada una un periodo de tiempo determinado, de acuerdo con su complejidad y alcance. Algunas actividades pueden realizarse en una hora, mientras que otras requieren dos o tres horas, pudiendo subdividirse en ciclos más pequeños. Entre una tarea y otra, se recomienda establecer breves periodos de descanso para recuperar energía y mantener la concentración.
6. Tráguese ese sapo. Fue desarrollada por Brian Tracy en su libro ¡Tráguese ese sapo! 21 estrategias para tomar decisiones y mejorar la eficacia profesional. Esta técnica propone priorizar las tareas más difíciles, complejas o menos atractivas (denominadas “sapos”) y realizarlas al inicio del día, cuando el nivel de energía es mayor. Una vez completada una tarea, se procede con la siguiente, siguiendo criterios de prioridad y urgencia.
7. Regla 1-3-5. Esta técnica clasifica las tareas según su nivel de importancia. El número 1 corresponde a las tareas más importantes o de mayor alcance; el número 3, a las tareas medianamente importantes que contribuyen a las principales; y el número 5, a las tareas de menor importancia que apoyan a las anteriores.
8. Actividades a no realizar. Esta técnica adopta un enfoque inverso al tradicional, ya que busca identificar las actividades que no deben realizarse por ser distractoras, poco relevantes o no alineadas con los objetivos y prioridades definidos. En ese sentido, dichas actividades no deben incluirse en la programación diaria.
9. Programación de actividades biofisiológicas y mentales. Esta técnica resalta la importancia de establecer horarios que no perjudiquen la salud, programando de manera regular los tiempos de descanso y alimentación para evitar problemas como insomnio, cansancio o trastornos gastrointestinales. Se recomienda dormir al menos ocho horas diarias y mantener una alimentación equilibrada, complementando estos hábitos con actividades deportivas y/o artísticas que contribuyan al equilibrio emocional.
10. Rueda de la vida. Fue popularizada por Paul J. Meyer, fundador del Success Motivation Institute, en la década de 1960. Esta técnica permite realizar un análisis introspectivo de distintos ámbitos de la vida —familiar, profesional, social, espiritual, entre otros— con el fin de identificar aquellos aspectos que requieren mejora y los que deben mantenerse. A partir de este autoanálisis, pueden planificarse actividades a corto, mediano y largo plazo orientadas a lograr un mayor equilibrio personal.