Offboarding: despido con honor

Por: Dr. Enrique Louffat. Profesor Principal de ESAN Graduate School of Business

El offboarding es el proceso de desvinculación laboral de un trabajador de una empresa, ya sea por decisión voluntaria del empleado o por rescisión contractual por parte de la organización.

Este proceso debería gestionarse de manera respetuosa, empática y lo menos conflictiva posible, de modo que ambas partes conserven una relación cordial, basada en el reconocimiento mutuo y la gratitud. El objetivo es que, incluso al cerrar un ciclo, prevalezcan los buenos recuerdos y se evite generar resentimientos o rupturas innecesarias.

El offboarding representa el proceso inverso al onboarding, que se enfoca en la adecuada integración de nuevos colaboradores, ayudándolos a adaptarse tanto en lo profesional como en lo personal, para que se identifiquen con la empresa, “vistan la camiseta con orgullo” y alcancen su máximo potencial.

Si hiciéramos un símil, el onboarding sería la bienvenida a una casa, mientras que el offboarding sería la despedida. En ambos momentos deben primar la empatía, el respeto y el honor entre los anfitriones (la empresa) y los huéspedes (los trabajadores).

Si bien el proceso de offboarding cuenta con metodologías y protocolos estandarizados, su aplicación debe adaptarse al perfil de cada trabajador involucrado. No es lo mismo desvincular a un colaborador con muchos años en la empresa que a uno recién incorporado; ni es comparable la salida de un trabajador de nivel gerencial con la de un operario. Asimismo, influyen factores como si la desvinculación fue voluntaria o impuesta por la organización, o si se trata de un talento de alto rendimiento frente a un perfil más estándar. Por ello, el offboarding debe ser un proceso flexible, sensible al contexto y centrado en la persona.

Entre los principales beneficios del offboarding bien gestionado para la empresa, destacan los siguientes:

1. Preservación del conocimiento organizacional (know how): Una desvinculación bien estructurada reduce el riesgo de fuga de conocimientos estratégicos, facilitando su documentación o transferencia antes de la salida del colaborador.

2. Fortalecimiento de la marca empleadora: Un trato digno y respetuoso durante la salida del trabajador proyecta una imagen positiva de la organización, tanto interna como externamente, posicionándola como un empleador responsable y humano.

3. Gestión de activos y recursos: Permite llevar a cabo un inventario ordenado de herramientas, dispositivos, accesos y materiales brindados al trabajador, garantizando una transición segura y eficiente.

4. Retroalimentación valiosa: A través de entrevistas de salida o espacios de conversación, la empresa puede obtener información clave sobre la experiencia del trabajador, sus percepciones, desafíos y oportunidades de mejora. Estos aprendizajes pueden servir como insumos valiosos para la gestión de futuras experiencias laborales.

Para el trabajador

• Cerrar la experiencia laboral de la empresa en buenos términos no solo profesionales sino personales.
• Cumplimiento legal en el cierre del contrato, reconociendo y respetando escrupulosamente los derechos que la ley le asiste al trabajador.
• Ser apoyado en su empleabilidad en el mercado laboral, pues la empresa puede dar referenciar y garantizar su adecuado comportamiento laboral, si fuese requerido.

Algunas etapas por seguir en el proceso de offboarding son las siguientes:

De la Planificación:

1. Confirmación de salida del trabajador, sea por renuncia voluntaria, por jubilación o por decisión de la empresa.
2. Designar un ejecutivo ad hoc para liderar el proceso personalizado. Este podría ser un jefe directo, un ejecutivo de Gestión de Talento Humano, un consultor externo.
3. Establecer y comunicar al trabajador un cronograma tentativo a ser desarrollado.

De la preparación del reemplazo:

• Identificar las funciones y roles necesarios para reemplazar temporalmente al trabajador que se retira.
• Inventariar los diversos manuales, normas, reglamentos protocolos necesarios para el cumplimiento de dichas funciones y roles.
• Designar algún trabajador reemplazo que asuma el puesto dejado vacante

De la gestión legal y normativa:

• Entrega de documentos laborales como certificados de trabajo, constancias diversas y documentos financieros.
• Cierre de obligaciones contractuales legales y beneficios del trabajador, como son la CTS, AFP, vacaciones, etc.

De la desvinculación operativa y organizacional:

• Recolección entrega de activos físicos, como laptop, instrumentos diversos, credenciales y accesos (señas o claves, o códigos).
• Revocar accesos a sistemas, redes, correos, plataformas, etc.
• Comunicar el fin de la relación laboral a stakeholders internos (área de seguridad, de mantenimiento, de TI) y también stakeholders externos (clientes, proveedores, entidades diversas, etc.)

De la despedida personal y emocional

• Entrevista personalizada reconociendo todo los aportes y méritos aportados a la empresa, tanto profesionales como comportamentales
• Escuchando al trabajador como ha sido su experiencia, con transparencia y sinceridad, tanto lo bueno, lo malo y lo feo, que le tocó experimentar en la empresa.
• Recibir las sugerencias que el trabajador le daría de buena fe a la empresa para mejorar el engagement de los trabajadores.
• Ofrecer los tiempos, espacios y medios de comunicación e integración de la empresa para que el trabajador pueda compartir y despedirse oficialmente de sus compañeros.
• No perder el vinculo con el trabajador, ya que la vida puede dar vueltas y no es imposible que el trabajador en el futuro pudiese regresar a laborar en la empresa de la cual se está despidiendo.

El peor escenario en un proceso de offboarding es que se lleve a cabo de forma fría, deshumanizada o incluso cruel. En todo momento deben prevalecer las buenas prácticas, las cortesías y, sobre todo, el respeto por la dignidad del trabajador. Actuar con empatía y honor no solo engrandece a la empresa, sino que también dignifica la experiencia del colaborador que atraviesa esta etapa en su vida laboral.