OKR y KPI: ¿en qué se diferencian?

Por: Dr. Enrique Louffat. Profesor Principal de ESAN Graduate School of Business

El control es una función esencial del proceso administrativo, encargada de evaluar la eficacia de una acción administrativa. Para llevar a cabo esta evaluación, es fundamental contar con mediciones objetivas, ya que “no se puede controlar lo que no se puede medir”.

Para realizar dicha medición, se requiere el uso de indicadores, los cuales pueden definirse como herramientas que cuantifican las acciones administrativas en diversas áreas, como finanzas, recursos humanos, marketing y logística. Estos indicadores permiten evaluar tanto el uso eficiente de los recursos (humanos, materiales y financieros) como la correcta aplicación del proceso administrativo en sus distintas fases: planificación, organización, dirección y control.

A su vez, todo proceso de control implica las siguientes etapas:

1. Determinar el objetivo a cumplir (ideal).
2. Medir la ejecución del proceso en la realidad (real).
3. Comparar los resultados reales con el objetivo propuesto.
4. Tomar decisiones en función del análisis, ya sea confirmando el cumplimiento del objetivo o implementando acciones correctivas según sea necesario.

Para garantizar una evaluación objetiva, es fundamental establecer fórmulas y métricas que permitan calcular de manera precisa las variables empresariales. Entre los métodos más utilizados se encuentran porcentajes, promedios, ratios y escalas, los cuales facilitan la medición y el análisis del desempeño organizacional.

A su vez, los indicadores pueden medir distintos atributos, entre ellos:

• Cantidad: Permiten cuantificar la producción o ejecución de un proceso. Por ejemplo, se han producido 300 carpetas, lo que representa el 100% de la producción esperada.
• Calidad: Evalúan el nivel de cumplimiento de los estándares establecidos. Por ejemplo, si se devolvieron 150 carpetas por fallas, esto equivale al 50% de la producción total.
• Tiempo: Miden la duración de un proceso en relación con estándares previos. Por ejemplo, si anteriormente la producción de carpetas tomaba 30 días y, tras la implementación de un proceso automatizado, ahora solo requiere 15 días, se evidencia una mejora en la eficiencia.
• Costos/Gastos: Analizan la optimización de recursos. Por ejemplo, si los costos de producción se redujeron en un 60%, esto indica una gestión financiera más eficiente.

Estos indicadores permiten evaluar y mejorar continuamente el desempeño organizacional, facilitando la toma de decisiones basada en datos objetivos.

Todo indicador debe tener como características esenciales la disponibilidad, simplicidad, especificidad y confiabilidad. Es en ese contexto que surgen dos términos que para algunos representan lo mismo, pero que sin embargo tienen algunos matices que las diferencian:

1)      Los OKR (Objectives and Key Results / Objetivos y Resultados Claves). Son una metodología utilizada para mejorar la gestión empresarial a través de dos elementos fundamentales:

Objetivos: Declaraciones claras y directas que definen lo que se desea lograr, alineados con las líneas estratégicas del negocio y su impacto en la organización.

Resultados Claves: Métricas específicas que permiten evaluar el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Los OKR se diseñan con un enfoque ágil y flexible, lo que permite adaptarlos a cambios y nuevas oportunidades en el entorno empresarial. Esta metodología facilita la alineación de equipos, fomenta la transparencia en la organización y mejora el seguimiento del desempeño para lograr resultados concretos.

2)      Los KPI (Key Performance Indicators / Indicadores Clave de Desempeño). Son métricas diseñadas para monitorear el rendimiento operativo de una empresa. Se utilizan para evaluar el desempeño de una variable o factor de negocio de manera objetiva e independiente. En términos prácticos, los KPI sirven como herramientas de control que permiten realizar un seguimiento del progreso y realizar ajustes según sea necesario para optimizar los resultados.

Si bien los OKR y los KPI tienen enfoques distintos, no son conceptos antagónicos, sino complementarios. Juntos, forman un continuum de alineamiento y escalas que abarca los niveles estratégico, táctico y operativo de una organización, asegurando una gestión más eficiente y orientada a resultados.

A modo de ilustración se presentan dos ejemplos que ilustran este alineamiento de OKR y KPI:

Ejemplo 1: Fidelización del cliente

OKR

Objetivo: Mejorar la satisfacción del cliente

• Resultado 1: Reducir el tiempo de respuesta al cliente de 3 dias a 1 día.
• Resultado 2: Incrementar el porcentaje de problemas resueltos en un 80%, en 1 día.

KPI

• Indicador 1: Tiempo promedio de atención al cliente (en horas/minutos)
• Indicador 2: Porcentaje de quejas del cliente resueltos.

Ejemplo 2: Mejoras en operaciones

Objetivo: Aumentar la eficiencia de las operaciones

Resultados:

1. Reducir el tiempo de ciclo de producción de 5 días a 2 días.
2. Incrementar la tasa de producción sin defectos del 95 % al 99 %.
3. Disminuir el costo de producción por unidad en un 20 %.

KPIs :

Indicador 1: Tiempo total necesario para producir lote de producción.

Indicador 2: Porcentaje de productos cero-defectos.

Indicador 3: Costo promedio unitario.

A modo de resumen, las principales diferencias entre OKR y KPI son las siguientes:

• OKR (Objectives and Key Results): Se enfocan en establecer objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo, definiendo resultados clave tanto cualitativos como cuantitativos. Son flexibles y adaptables a los cambios del entorno y a las necesidades de la empresa, permitiendo una gestión ágil.
• KPI (Key Performance Indicators): Operan a un nivel táctico-operativo, midiendo y monitoreando el rendimiento específico de procesos, áreas o actividades empresariales. Suelen centrarse en el corto y mediano plazo, utilizando métricas independientes entre sí, pero alineadas con los OKR. Además, presentan reportes de desempeño con periodicidad variable (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.).

Si bien tienen enfoques distintos, ambos conceptos se complementan, permitiendo una gestión alineada y orientada a la mejora continua en todos los niveles de la organización.

Los indicadores como puede deducirse son muy relevantes para las organizaciones, porque:

• Los indicadores refuerzan la moral de los empleados.
• Los indicadores apoyan e influyen en los objetivos empresariales.
• Los indicadores fomentan el crecimiento personal.
• Los indicadores son fundamentales para la gestión del rendimiento.