Ahí viene el auditor, ¡sálvese quien pueda!: Consejos para afrontar una auditoría

Parece que en todas partes que miramos en el mundo, cuando uno menciona la palabra “auditoría” es símbolo de una guerra constante, en la cual los auditores cada día se esfuerzan en crear nuevas estrategias de revisión para estar a la par de los continuos cambios y a la inminente globalización como asesores de confianza de las organizaciones. Por otro lado, los auditados creen que el proceso de auditoría es símbolo de que sus supervisores, gerentes o directores no tienen confianza en el trabajo que realizan.

Hoy por hoy, la palabra “confianza” está presente en nuestro día a día.  Los inversionistas de nuestras organizaciones luchan constantemente por mantener la confianza en los mercados de capitales, los ciudadanos de nuestro país tienen dificultades para confiar en los líderes que elegimos, las organizaciones para las cuales trabajamos tratan de generar confianza de los empleados con un mejor ambiente de trabajo o mejores beneficios. Es increíble que una palabra de tan solo nueve letras puede hacer que tanto las personas, empresas como los gobiernos pasen por los tiempos más difíciles.

Pero regresemos a lo básico, qué son y para qué sirven las auditorías. El Instituto de Auditores Internos (IIA) lo resume de una manera simple como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Es decir, en líneas generales, los hallazgos de las auditorías sirven y se utilizan para identificar oportunidades de mejora, ver en qué estamos fallando, identificar desviaciones en procesos, detección de fraudes, incumplimientos de leyes o regulaciones entre otros temas; siendo la finalidad permitir a las compañías desarrollar estrategias corporativas determinantes para el éxito de los diversos procesos en una organización. De esta manera se evalúan los puntos fuertes y débiles. Además, se desarrollan destrezas para lograr ser más competitivos dentro de la compañía para la cual laboramos.

Sin embargo, para los auditores, por más duro que trabajemos para fomentar la apertura, la confianza y la honestidad de los auditados, algunos pueden no sentirse lo suficientemente cómodos para decirnos todo lo que piensan. Pero a menudo, las cosas que no desean decir o que no dicen son las que los auditores más necesitamos oír. Su falta de confianza y sinceridad puede limitar la capacidad de los auditores de brindar oportunidades para mejorar el proceso que ejecutamos día a día en nuestras funciones o detectar una brecha que podría generar un riesgo potencial en la organización para la cual trabajamos.

Con los años que tengo en este negocio y el haber trabajado con un gran número de compañías en calidad de asesora y auditora, a continuación les mencionaré algunos consejos basados en lo que veo con frecuencia como fortalezas y debilidades de un auditado frente a un proceso de auditoría interna o externa:

• Cuando un auditor realiza una revisión sobre una organización, lo que busca es cumplimiento de los controles establecidos que cubren los riesgos de la materia de revisión. Entonces, lo primero que debemos conocer en nuestro día a día es cuales son nuestros controles y los riesgos asociados a las funciones de trabajo que realizamos en nuestras compañías, ¿los conocemos? ¿conocemos que nuestras tareas y actividades forman parte de un todo llámese: subproceso, proceso o macro proceso?
• Identifica y conoce bien tus procedimientos e instrucciones de las actividades que realizas para evitar respuestas ambiguas de: “no sé”, “antes lo hacíamos así” o el simple “eso me lo indicó hacer mi jefe inmediato”. Ante un proceso de auditoría, deberás estar listo para explicar tu proceso de trabajo según tus procedimientos. Ten en claro que el auditor esperará que la evidencia esté acorde con el procedimiento; es decir, tenemos que ser consistentes, así como dice la frase: “hacemos lo que documentamos”.
• Conoce las excepciones de tus procedimientos e instrucciones de las actividades que realizas. Recuerda siempre que una excepción se autoriza por la jerarquía organizacional pertinente, se documenta y se deja evidencia.
• Cuando hablamos de controles que están bajo nuestra responsabilidad, debemos en tener claro:
  • Objetivo del control (para qué y cómo ha sido diseñado)
  • Frecuencia con la cual ejecutamos el control
  • Evidencia documentada de la ejecución del contro
  • Asimismo, las evidencias deberán manejar el concepto de oportunidad; es decir, que se muestre que se ejecutó en su momento. No antes, no después.
• Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación, además de dónde está almacenada tu documentación.
• Prepárate para las auditorías. Identifica y organiza tus archivos o documentos de sustento de evidencia.
• No te aventures a responder partes del procedimiento que no conoces, que no son de tu responsabilidad o no estás seguro de su funcionamiento.
• Un auditor evalúa el cumplimiento por medio de la interacción, solicitud de evidencia y la observación del personal.
• Antes de responder alguna pregunta ante un auditor, asegúrate de comprender bien la pregunta. Si no la comprendes, pide ejemplos o detalle que te permita el entendimiento total de la pregunta.
• Sé sincero y honesto. Trata de contestar lo más concreto y directo, es importante que siempre des una respuesta a la pregunta. No te vayas por las ramas y toma tu tiempo, si es necesario, para consultar con tu documentación o recurrir a tu equipo por un detalle específico. Además puedes solicitarle un tiempo prudencial al auditor para otorgar tu respuesta.
• Ten en consideración que tienes que estar preparado para demostrar lo dicho durante tu entrevista, con hechos tangibles y evidencias oportunas. Aquí aplico la frase de “tarde o temprano, la verdad sale a la luz”.
• Genera lazos de confianza con tu auditor.
• Trata de no estar nervioso. Tú eres el especialista, el que día a día ejecuta el proceso. Muestra siempre seguridad y profesionalismo.
• En tus entrevistas con el auditor, procura de no ser interrumpido con llamadas o por personal a tu cargo entrando a la reunión a pedirte soluciones de problemáticas, entre otros.
• Si tienes algún problema en el desarrollo de la auditoría, debes comentarlo con tu supervisor inmediato y de manera oportuna.

Tengamos en claro que lo primordial para un auditor es que el personal sigue y se rige en base a los procedimientos establecidos, que la persona que ejecuta el procedimiento cuenta con las competencias profesionales necesarias y posee las herramientas necesarias para realizar las tareas y responsabilidades.

Debemos entender que parte del trabajo de los auditores, a menudo requiere entregar mensajes difíciles e incomodos a sus auditados y normalmente esto pasa al final del proceso de auditoría. No hay manera de evitarlo. Sin embargo, alinear la honestidad con la empatía, permite a los auditores internos y externos del siglo 21 llevar estos mensajes a sus auditados con la finalidad de sensibilizarlos hacia el área de preocupación, para que ellos mismos establezcan prioridades y planes de acción. Es decir, hacer que el mensaje sea aceptado y se reciba de manera constructiva.

Al final del proceso de auditoría, si se encuentran inconformidades, puntos de atención observaciones u oportunidades de mejora (dependiendo del tipo de auditoría en el cual nos encontremos) las mismas van en un informe de auditoría interna o externa, según sea el caso. Asimismo, en base a la naturaleza del hallazgo, estos puntos podrían o no ser presentados ante un Comité de Auditoría y a la Alta Gerencia, previa revisión con el auditado y declaración de su plan de acción y fecha de remediación.

Mi mayor recomendación, en mi experiencia como auditora y auditada, es que no sean parte de la declaración de guerra al auditor. Este tema no es personal. Todos entendemos que muchas veces el contenido de este informe genera incomodidad al auditado. Sin embargo, es importante que soliciten el borrador o “draft” del informe antes de la reunión de revisión de puntos con el auditor y lean el contenido del mismo. Si evalúan el contenido de este informe, no debe ser sorpresa para un auditado, ya que él mismo ha formado parte del proceso de auditoría. Por lo tanto, procura demostrar una actitud positiva y profesionalismo en dicha reunión. Recuerda que este informe no está “escrito en piedra”, como se dice popularmente. Si hay temas que no corresponden, ten disponible la evidencia correspondiente para revisar en conjunto con el auditor y trata de recibir esta experiencia con la actitud de que los temas a tocar durante la reunión generaran valor agregado a tus actividades diarias. Entiende el problema y propón acciones correctivas y/o preventivas a corto, mediano y largo plazo e indica el periodo de tiempo razonable para solucionar la causa raíz del problema. En caso el periodo de remediación sea muy largo, propón soluciones temporales como controles compensatorios que tendrás que realizar hasta que la causa raíz del problema esté solucionada.

Un error común de los auditados es recibir el informe y olvidarse del mismo hasta la siguiente auditoría. Mi consejo es armes un plan de acción para ejecutar tus acciones propuestas a corto, mediano y largo plazo, según aplique. Recordemos que un hallazgo simple podría generar un riesgo potencial en la organización en la que trabajamos. Finalmente, para cerrar este artículo, les dejo un pequeño pero muy popular refrán: “el que no la debe, no la teme”.