Cinco errores de las teleconferencias

Las fallas técnicas pueden convertir a las teleconferencias en una pérdida de tiempo. Sin embargo, cuando están bien dirigidas pueden ser incluso más eficientes que las reuniones presenciales.

De acuerdo a Keith Ferrazzi, CEO de Ferrazzi Greenlight, en su blog de Harvard Business Review, asegura que las reuniones virtuales pueden ser superiores a las físicas. Las ventajas parecen evidentes: rapidez y relativamente menores costos por ahorrar viajes. No obstante, hay otros beneficios que no son tan difundidos como su facilidad para ser grabadas y la oportunidad de dividir a los participantes en pequeños grupos para discutir temas colaterales.

Sin embargo, su éxito es un reto. La base de su supervivencia es el compromiso de todos los involucrados. El equipo de Ferrazzi Greenlight enumera las debilidades más comunes de las teleconferencias.

1. No grabarEl uso del video permite que los ejecutivos perciban las reacciones y actitudes de los demás. Y motiva a una mayor atención y crea resistencia a enviar correos o realizar otras actividades. Además, hoy los costos de las videoconferencias son mínimo, con herramientas como el Skype.

2. Mantener la frialdadCon esta tecnología, es fácil que la reunión se desarrolle en un clima de desconfianza. Por eso, es recomendable dedicar los primeros cinco minutos de las reuniones virtuales a "romper el hielo". Hablar sobre la vida personal o profesional de cada uno suele ser muy útil.

3. No involucrar a los participantesPara motivar el compromiso, lo ideal es asignar diferentes tareas a cada uno, como administrar la pizarra, controlar los minutos, etc. Funciones que deberían ser rotadas en cada reunión para mantener la atención.

4. Utilizar la función "mute"Un error típico de las teleconferencias es el silencio sepulcral de que alguien hizo una broma porque los demás tienen el audio silenciado. Esta aplicación previene interrupciones pero frena las discusiones espontáneas.

5. Permitir las multi-tareasMuchos directivos toleran que los participantes de una reunión realicen otras actividades, pues, supuestamente, aprovechan mejor el tiempo. Sin embargo, se puede aprovechar este problema para penalizar las multi-tareas con un matiz de humor, como preparar café para los demás o pagar una pequeña multa.