¿El secreto para administrar mejor el tiempo? Bloques más pequeños

FOTOS | La mayoría de los emprendedores desearían poder administrar mejor su tiempo. Solo hay ocho horas en un día de trabajo estándar, pero se siente como si tuviera 20 horas de tareas para hacer todos los días, según Entrepreneur.

• Al reducir el tiempo que le dedicas a cada tarea, hasta podrás disfrutar de los maravillosos descansos que creíste imposibles.

Hay muchas soluciones legítimas a este dilema. Una de las estrategias más valiosas es aprender a delegar de manera efectiva para reducir la carga de trabajo total. También puedes automatizar ciertas tareas para que ya no tengas que administrarlas activamente.

Pero una vez que hayas utilizado todas estas tácticas, solo te quedará una solución real para optimizar tu productividad: la gestión del tiempo. Solo administrando mejor tu tiempo podrás realizar la mayor cantidad de tareas en un día.

Hay muchos consejos sobre la gestión eficaz del tiempo, pero algunos de ellos son contradictorios. He descubierto que uno de los enfoques más importantes para la administración del tiempo, y una fuente recurrente de mayor productividad, se basa en un concepto simple: confiar en bloques de tiempo más pequeños.

Cómo funcionan los bloques de tiempo

En caso de que no estés familiarizado, los “bloques de tiempo” son intervalos de tiempo que puedes utilizar para programar tareas, o grupos de tareas, para tu día laboral. La mayoría de las personas usan bloques de una hora o media para bloquear el tiempo durante el día. Por ejemplo, podrías dedicar una hora a una reunión matutina, media hora a ponerse al día con los correos electrónicos, media hora a una reunión con un cliente y una hora a un proyecto directo.

Este sistema es eficaz porque te ayuda a estimar la cantidad de tiempo que toma cada tarea, a agrupar tareas similares y te permite establecer prioridades para tu día de forma proactiva.

El problema es que si solo usas bloques de 30, 45 o 60 minutos, no obtendrás todos los beneficios de la estrategia. En cambio, deberías trabajar con intervalos mucho más cortos, como 10 minutos, o incluso cinco minutos (una estrategia utilizada por Elon Musk).

¿Por qué los bloques de tiempo más pequeños son tan efectivos?

Contrarrestan la ley de Parkinson

Uno de los mayores beneficios de usar bloques de tiempo más pequeños es que le permiten contrarrestar los efectos de la Ley de Parkinson. En caso de que no estés familiarizado, la Ley de Parkinson es un proverbio informal que establece que el trabajo tiene una tendencia a expandirse para cubrir el tiempo que se te asignó. En otras palabras, si programas una tarea para que tome una hora, probablemente demorará una hora, o casi una hora. Pero si impone restricciones de tiempo más estrictas, naturalmente estarás inclinado a terminar la tarea más rápido.

Esto es especialmente útil para cosas como reuniones, que sufren de enfoques de programación laxos. En lugar de bloquear 30 minutos, considera bloquear 20 o 25; Lo más probable es que no notes mucha diferencia, pero instantáneamente tendrás más tiempo para tu día.

Especificidad y conciencia

Los bloques de tiempo más pequeños también son mucho más específicos que sus contrapartes más grandes, lo que te permite estimar y medir tu gasto de tiempo con más precisión. Esto, a su vez, te permite acercarte a las tareas que están consumiendo tu día e identificar las fuentes de pérdida de tiempo con mayor facilidad. Cuanto más consciente estés de cómo estás gastando tsu tiempo, más eficazmente podrá cambiar tus hábitos y tu entorno de trabajo.

Control sobre descansos

Los intervalos de tiempo más ajustados también abren la puerta a un refuerzo de la productividad a menudo descuidado: las pausas. Se ha demostrado que los descansos tienen un efecto positivo medible, tanto reduciendo el estrés como aumentando la productividad, y deben tomarse durante todo el día. El problema es que, cuando nos sentimos abrumados por el trabajo, los descansos se sienten como una imposibilidad (o un síntoma de pereza). Dicho esto, si puedes programar una reunión de 55 minutos (en lugar de 60 minutos completos) o un proyecto de 20 minutos (en lugar de 30 minutos completos), abrirás microintervalos donde los descansos pueden encajar de forma natural. También puedes programar descansos con mayor regularidad y experimentar con la duración y la ubicación. Con el tiempo, encontrarás un ritmo de descanso que respalde tu productividad sin distraerte, y ninguna de tus otras prioridades sufrirá el cambio.

Problemas con la estrategia

Nada de esto quiere decir que los bloques de tiempo pequeños sean una estrategia perfecta, o que esté garantizado que funcionarán para todas las personas. Hay algunos problemas con la estrategia. Para empezar, planificar tu día en intervalos de cinco minutos lleva mucho más tiempo que planificarlo en partes de una hora. Además, hay más contingencias y dependencias de las que preocuparse; Si una tarea de cinco minutos toma 10 minutos, de repente el resto del día se retrasará. Y, por supuesto, esta estrategia funcionará mejor para algunos tipos de trabajadores que para otros.

Aún así, la mayoría de estos inconvenientes pueden compensarse. Por ejemplo, si te preocupan demasiadas dependencias, puedes crear pequeños amortiguadores en los que puedas ponerte al día con tu trabajo. Si tú eres del tipo de persona que lucha con los enfoques convencionales para la administración del tiempo, prueba esta estrategia y ve si funciona mejor para ti. Puede que te sorprendan los resultados.