En los barrios de Estados Unidos donde muchos latinos levantan sus primeros negocios —cafeterías pequeñas, food trucks, bodegas, salones de belleza, barberías, taquerías, puestos de ‘meal prep’ o negocios de envíos— el efectivo ya casi no manda. En los mostradores, tanto de tiendas de barrio como de empresas y locales de envíos, cada vez suena menos el cajón de la caja registradora y más una frase repetida: “¿Te pago por Zelle?”. Plataformas como esa y Cash App dejaron de ser simples herramientas para dividir la cuenta entre amigos después de un almuerzo en familia o una carne asada, y se han vuelto pilares del comercio moderno para quienes trabajan por su cuenta, tienen ‘side hustles’ los fines de semana o venden productos desde casa a clientes en otras ciudades.
Pero junto con esa comodidad también llegó una mayor vigilancia por parte del Internal Revenue Service (IRS). Lo que para muchos emprendedores hispanos es rapidez y practicidad, para la autoridad fiscal es un flujo de dinero que debe estar debidamente reportado. Y créeme, cuando no se organiza bien esa información, las consecuencias pueden ser más serias de lo que parecen: desde cartas de verificación hasta auditorías que pueden afectar tu tranquilidad, tus ahorros y, en algunos casos, tu estatus migratorio si tu situación económica se ve comprometida.
El IRS podría echar un ojo a lo que percibes digitalmente de tu negocio (Foto: Google Maps)
LA REVOLUCIÓN DIGITAL TAMBIÉN TIENE REGLAS
La transformación digital no distingue tamaños. Desde pequeños negocios familiares que operan desde un garaje hasta empresas que hacen envíos a todo el país dependen hoy de pagos electrónicos. Conozco el caso de Juan Florido, dueño de una tortillería que decidió aceptar Zelle y Cash App porque necesitaba enviar producto a distintos estados donde viven comunidades mexicanas y centroamericanas que extrañan los sabores de casa. Para él, estas aplicaciones no son un lujo, sino una herramienta de supervivencia comercial en un mercado donde los clientes esperan pagar con el celular y resolver sus compras en segundos.
El problema surge cuando esa facilidad técnica se maneja con informalidad, algo muy común cuando venimos de países donde el efectivo manda y la contabilidad se lleva “en una libreta”. Muchos propietarios piensan que, como el dinero entra por una app y no por una terminal tradicional, el control es menor. Ese es el primer error. Para el IRS, ingreso es ingreso, sin importar si llegó en billetes, con tarjeta de crédito o a través de una notificación en el teléfono.
EL ERROR MÁS COMÚN: MEZCLAR LO PERSONAL CON EL NEGOCIO
Si tuviera que resumir el mayor “pecado” financiero que veo en pequeños negocios latinos en EE. UU., sería este: usar la misma cuenta para todo. Es decir, recibir pagos del negocio en la misma cuenta donde también llegan transferencias personales, depósitos de amigos o familiares del extranjero, o donde se pagan gastos del hogar como renta, luz, teléfono y supermercado.
Cuando se mezclan fondos, el panorama contable se vuelve confuso. Y en una auditoría, esa falta de claridad puede interpretarse como omisión de ingresos o mala gestión. No hace falta tener mala intención para meterse en problemas; basta con no llevar un orden claro y confiarse en que “nadie se va a fijar” porque el pago entró por Zelle o Cash App.
¿POR QUÉ ES TAN RIESGOSO MEZCLAR FONDOS?
- Dificulta identificar ingresos reales del negocio.
- Complica la preparación de declaraciones de impuestos.
- Puede generar diferencias entre lo reportado y lo que detecta el IRS.
- Aumenta el riesgo de auditorías y cartas de verificación.
- Hace más difícil demostrar, si lo necesitas, que tu negocio es formal y rentable (por ejemplo, al aplicar a un préstamo, un lease comercial o incluso ciertos procesos migratorios).
CUENTAS DE NEGOCIO: TU PRIMER ESCUDO
Si estás empezando o ya aceptas pagos digitales, el primer paso es sencillo pero clave: abrir y usar una cuenta bancaria exclusiva para el negocio. No basta con tener la aplicación; debe estar vinculada a una cuenta comercial. Muchos bancos en Estados Unidos ofrecen cuentas para small business pensadas justo para estos casos, incluso para emprendedores que recién están formalizando su actividad.
Cuando configures Zelle o Cash App, asegúrate de que:
- Estén asociadas al nombre legal del negocio.
- Utilicen el número de identificación fiscal correspondiente (EIN si aplica).
- No se mezclen con tu cuenta personal.
- Los datos de contacto (email, teléfono) sean los que usas solo para el negocio. Esto no solo facilita la contabilidad, también te protege ante cualquier revisión. Tener esa separación es como levantar un muro claro entre tus finanzas personales y las del negocio, algo que los contadores y asesores financieros en EE. UU. repiten una y otra vez a la comunidad latina.
Los bancos reconocen que, si bien la tecnología bancaria ofrece comodidad, también aumenta la vulnerabilidad de los datos en internet (Foto: Freepik)
REGISTRO Y ORGANIZACIÓN: DISCIPLINA MENSUAL
Otro punto que muchas veces se subestima es el seguimiento constante. No esperes al final del año para revisar cuánto recibiste por pagos digitales, porque para ese momento ya es tarde para corregir errores o aclarar confusiones. Lo más saludable es hacerlo cada mes, como parte de la rutina del negocio, igual que revisar inventario o pagar la renta del local.
Te recomiendo:
- Descargar los reportes mensuales de cada plataforma.
- Conciliar esos montos con tu cuenta bancaria comercial.
- Guardar comprobantes y facturas relacionados con esos ingresos.
- Trabajar de la mano con un contador que conozca bien las reglas del IRS y que tenga experiencia con negocios hispanos.
Dependiendo de tu estructura legal, el IRS puede exigirte reportes más frecuentes. Hay negocios a los que les han cambiado la periodicidad de declaración a mensual o trimestral según su actividad y volumen. Eso no lo decides tú; lo determina la autoridad fiscal con base en lo que ve en tus movimientos.
NO LE TEMAS A LA DIGITALIZACIÓN, PERO RESPÉTALA
Aceptar pagos por Zelle o Cash App es una ventaja competitiva. Amplía tu alcance, facilita ventas a distancia y mejora la experiencia del cliente, especialmente de esos clientes latinos que quieren enviarte dinero rápido desde otro estado o incluso desde otro horario laboral. Negarse a usarlas puede significar perder oportunidades en un mercado que ya se mueve casi totalmente en digital, desde la taquería de la esquina hasta el negocio de limpieza o landscaping.
Sin embargo, esas “bondades” vienen acompañadas de responsabilidad. Si organizas tus cuentas, separas correctamente tus ingresos y reportas todo de forma transparente ante el Internal Revenue Service, puedes aprovechar al máximo estas herramientas sin vivir con el temor de una carta del fisco.
Al final, no se trata de dejar de crecer por miedo a los impuestos. Se trata de crecer con orden. Porque cuando tu contabilidad está clara, tu negocio también respira tranquilo, tú duermes mejor y construyes un historial sólido que puede abrirte puertas en el sistema financiero de Estados Unidos.
