FOTOGALERÍA. Saber cómo hacer un informe profesional puede ser de gran utilidad en la carrera laboral, según el portal iprofesional.
Es cierto que hoy todos estamos acostumbrados a hacer informes en presentaciones de Power Point que se comparten en reuniones presenciales o a distancia.
Pero a veces es necesario además ser sintéticos y presentar una idea o una evaluación en un breve texto que, muy probablemente, leerán nuestros jefes y compañeros.
Por eso es necesario aprender cómo hacer un informe profesional bien escrito, que pueda sumarte un punto en tu carrera dentro de la empresa en la que te desempeñas. En el siguiente artículo te damos algunos consejos e instrucciones.
Si te pidieron un informe en tu trabajo y nunca hiciste uno o no sabes cómo hacer uno profesional, no temas, no es algo complejo.
Cómo hacer un informe profesional y de qué se trata
Según la web Academia.edu un informe profesional no es más que “la descripción por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestión que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho”.
En esta descripción tienes ya una guía muy rápida de cómo hacer un informe profesional. Básicamente, es describir apoyado en observación y datos aquello que te corresponde evaluar.
Puedes, como veremos más adelante en este artículo, incluir valoraciones o juicios personales, recomendaciones, etc. siempre que puedas apoyarlos con datos e información confiable.
Estos dos son simples pasos de cómo hacer un informe profesional, pero si necesitas más ayuda, considera los siguientes pasos que te servirán para iniciar la tarea dividiéndola en pequeñas tareas a realizar.
El primer paso para saber cómo hacer un informe para presentar a tu jefe o a tus superiores es definir el tema del que vas a hablar -quizás sea algo que te hayan solicitado- y en segundo plano, qué quieres decir sobre ese tema, todo antes de empezar a escribir.
Puedes hacer un breve punteo de las ideas que quieres transmitir en tu escrito, aquellas que quieras que queden claras y que no dejen de estar destacadas en el texto.
Podemos llamarlas tus “ideas objetivo”, que son las que transmiten aquello que quieres lograr. Es un muy buen primer paso sobre cómo hacer un informe que responda directamente a tus propias metas.
Cómo hacer un informe profesional: el primer paso es definir el tema a tratar y los objetivos e ideas que se quieren transmitir al respecto
Para aprender cómo hacer un informe,esas ideas tienen que ser pensadas como títulos. Son breves, de no más de una oración.
Una vez que las tengas, puedes escribir un párrafo corto sintetizando qué quieres decir con cada una de ellas. No más de un párrafo, recuerda que es un borrador para tener más claros los objetivos al presentar tu informe.
Este paso es además muy buena práctica sobre cómo hacer un informe porque la regla número uno en esta tarea es ser claro y conciso. A menos que tu jefe tenga todo el tiempo del mundo como para sentarse a leer un informe largo y complejo como un testamento, ser breve e ir al punto es la mejor estrategia.
Trata de hacer tus párrafos de la forma más concisa y breve posible. Siete u ocho líneas serán suficientes para la estructura de cada uno de tus párrafos. Y esa será la estructura que seguirás al pasar al informe en sí.
De acuerdo al tipo de informe que te pidieron o que quieres hacer, al tipo de trabajo, y sobre todo, al punto que quieres transmitir en el mismo, vas a elegir el mejor tipo de informe profesional.
De acuerdo a la web especializada en temas de carrera, Profesionales, los distintos tipos de informe profesional se resumen en los siguientes tres tipos:
Cómo hace un informe profesional: los primeros pasos de reflexión sobre los objetivos son los que definen el resto del trabajo
Como verás al leer estos tipos, cómo hacer un informe profesional depende en gran manera de tus objetivos, de las metas que quieras conseguir a través de este texto. Si solo buscas convencer a un cliente importante de comprar algo o cerrar un trato, si tu meta es obtener un ascenso o un aumento de sueldo, etc. en función del objetivo será la forma de cómo hacer un informe.
Ahora sí, cuando hayas definido qué tipo de texto quieres redactar, y tengas resueltas tus ideas objetivo, puedes empezar a escribir el informe profesional.
Otro consejo útil antes de empezar a escribir es reunir toda la información que tienes para soportar las ideas y los datos que incluirás en el informe. Puedes empezar en hacer una lista de los datos que necesitas chequear para fundamentar cada una de las ideas antes descritas.
La información que te puede sumar sobre cómo hacer un informe profesional es muy variada: va desde análisis de datos sobre cualquier área operativa, hasta opiniones de la opinión pública o los resultados de ventas, etc.
Cómo escribir un informe: si haces una lista de ideas breve mente desarrolladas, tendrás la base para la estructura del reporte
Lo importante es que recuerdes que, el informe, así como en la escuela, debe de estar bien fundamentado; y, con la suficiente información, como para que no queden dudas de lo que deseas transmitir.
En este paso de organización de la información, también debes comprobar que ésta sea correcta y venga de fuentes adecuadas y confiables. Un buen consejo práctico sobre cómo hacer un informe profesional es nunca incluir datos de fuentes cuestionadas o poco confiables, o que no hayas podido constatar de manera fehaciente.
Tras obtener información, vuelve al borrador con las ideas objetivo y los párrafos concisos y asigna la información para soportar cada una de las ideas que vas a incluir en tu reporte.
Ya con los objetivos claros y desarrollados breve mente, junto con la información confiable para apoyar cada uno, seguro obtuviste una primera estructura que te guiará sobre cómo hacer un informe.
Al aprender cómo hacer un informe profesional quizás recuerdes la estructura básica que conociste en la escuela primaria: cualquier texto tiene una introducción, un desarrollo o medio, y un final o conclusión. Esta estructura simple puede ser muy útil si no tienes claro cómo hacer un informe o no se te ocurre qué más puedes profundizar.
Cómo hacer un informe: introducción, desarrollo, conclusiones y recomendaciones; es la estructura básica que no falla
Si vas a usar esta estructura, elegí qué puntos o ideas de las que listaste pertenecen a la introducción o al planteamiento del problema o tema a desarrollar; cuáles son parte del desarrollo, y finalmente tus conclusiones.
En este punto es importante destacar una regla sobre cómo hacer un informe profesional: el final debería incluir una recomendación o un juicio de tu parte al respecto de lo que estas hablando.
Por otra parte, Academia.edu describe una estructura básica de cómo hacer un informe profesional con algo más de detalle que lo que acabamos de mencionar.
La estructura que sugiere esa web especializada es la siguiente:
Cómo hacer un informe: si tienes que exponer sobre tu informe, puedes hacer una presentación en Power Point con un breve resumen
Como verás, esta es una manera más compleja y casi académica de cómo hacer un informe profesional, que supera el planteo original de ofrecer a alguien más (un jefe, un superior, el equipo, un cliente) una descripción detallada de los hechos o de la situación, soportada por datos o información.
Pero el motivo de compartir este modelo más complejo de cómo hacer un informe profesional tiene que ver con que puedes tomar aquellas ideas núcleo de las que partiste en el primer paso y definir en qué etapa de todas las listadas encaja cada una.
Esta descripción más larga de la estructura del reporte no es para que completes cada uno de los ítem, sino para que tomes los que te sirven y los uses para organizar tus ideas objetivo. Al finalizar este paso tendrás una estructura más o menos organizada para tu informe.
Si hiciste bien los primeros pasos de esta guía sobre cómo hacer un informe profesional, en esta etapa solo te resta atar los cabos sueltos de esas ideas ya ordenadas con la información que las apoya.
Cuida el lenguaje, la redacción y la ortografía de tu reporte
Es probable que te sientas tentado o tentada a escribir mucho más, a extender cada idea y cada descripción, a expresar cada uno de tus pensamientos respecto de este tema en las conclusiones, etc.
Pero recuerda que no es necesario, que las personas no leerán el reporte si se extiende demasiado. Ser conciso y breve, usando las palabras justas para expresar tus ideas sin divagar, es la mejor manera de cómo hacer un informe profesional con éxito.
Además de la extensión de la redacción, otro punto importante que debes cuidar sobre cómo hacer un informe profesional, es el lenguaje.
Según Académica, el informe debe ser redactado de forma impersonal de manera que el lector, cualquiera que este sea, pueda comprenderlo por sí mismo, esté o no familiarizado con el tema desarrollado en el texto.
Quizá igual de importante que decidir qué debes de decir en tu informe, también debes de utilizar un lenguaje formal que vaya de acorde a la situación. En ningún caso le escribirás de la misma forma a tu compañero de trabajo que a tu jefe, director o dueño de la empresa.
Así pues, procura que el lenguaje utilizado sea claro, formal, pulcro y vaya de acuerdo a la situación que estás escribiendo; esto último quiere decir que utilices términos y palabras adecuadas que no confundan al lector.
Tras elegir el tema del cual quieres hablar y los objetivos que tienes para el reporte, desarrollar un breve párrafo para cada uno, seleccionar un tipo de informe profesional, seleccionar las fuentes y datos confiables para soportar tus ideas, elegir una estructura y ordenar en ella las ideas principales, y finalizar la redacción en el lenguaje adecuado, llega el séptimo y último paso de cómo hacer un informe profesional: la edición.
Cómo hacer un informe: enviar el reporte sin el paso de la edición es un error garrafal
Es el paso que quizás más personas dejan de lado pero ese es el peor error que puedes cometer en cómo hacer un informe profesional. Todas las personas que crean contenido lo editan, desde un periodista hasta un editor de cine.
La edición es el paso fundamental de cómo hacer un informe profesional porque en esa instancia te darás cuenta si hay errores o inconsistencias en tus planteos, si se te olvidó incluir alguna de las informaciones recabadas en la instancia de recolección de datos, si hay más chequeos que debas realizar, etc.
Por supuesto, en la edición de un reporte escrito es infaltable la edición ortográfica y gramatical. No dudes en hacer una edición específica para ello.
Una buena idea es pedirle a un tercero que no tenga que ver con el tema, que lea tu reporte, y ver si lo entiende, si encuentra él o ella errores que se te puedan haber escapado. Debe ser alguien de absoluta confianza.
Incluso, una buena práctica que puedes tomar de los escritores profesionales es que ellos dejan el texto de lado por un par de días -si eso no es posible, toma un recreo al menos por un par de horas antes de hacer la edición final- y así vuelven a editar su propio escrito con ojos “nuevos” y descansados. Esta técnica no es solo útil para detectar errores, sino también porque permite que surjan ideas que antes, mientras se redactaba el informe, no habían aparecido.
Y cuando estés conforme respecto de cómo ha quedado el resultado final, es hora de enviar el informe a las personas que corresponda.