Claves para sistematizar la automatización

Según Mckinsey, cerca del 50% de las tareas que hacen las personas en el trabajo son automatizables, tareas que hoy cuestan a las empresas más de US$ 15 trillones. Un ejemplo de moda es Chat GPT, con lo cual se pueden contestar preguntas, empezar artículos como este, resolver problemas matemáticos, escribir códigos y más. Esta estadística hay que interpretarla bien. Mckinsey no está diciendo que en un 50% de los trabajos las personas van a ser reemplazadas por robots (eso se espera que suceda en un 5%-10% de los trabajos). Lo que esta estadística quiere decir es que si tu empresa es similar a la muestra del estudio, un 50% de las tareas que ahora hacen tus empleados, podrían teóricamente ser delegadas a tecnologías existentes. Esto liberaría tiempo valioso de tus colaboradores para descansar o hacer algo más estratégico y liberaría recursos de tu empresa para aumentar la productividad y la innovación.

Viéndolo así, la automatización de tareas es una oportunidad gigantesca a la cual aspirar, conveniente para la empresa y para sus colaboradores. Y las empresas más exitosas en este proceso serán aquellas que sistematicen la automatización, involucrando a las personas en lugar de buscar reemplazarlas y considerando estos factores fundamentales.

Cinco factores claves para sistematizar la automatización:

1. Estrategia. Según Mckinsey, las empresas más exitosas son aquellas donde la automatización es un programa prioritario para el o la CEO y donde se involucra a líderes que representan al 80% de la organización. La automatización no puede ser un esfuerzo aislado. Es válido comenzar con un piloto, pero siendo este el primer paso de una estrategia de negocio que se ejecute con mejora continua durante varios años.
2. Indicadores. Como buena estrategia, la automatización debe tener indicadores. Uno de los mejores es el ahorro de tiempo, pues es motivante para todas las personas (¿quién no quiere ahorrarse unas buenas horas de trabajo repetitivo?). Para empezar, las empresas pueden establecer una meta de ahorro de tiempo, viendo referencias o encuestando a una muestra de su organización sobre las tareas repetitivas que hacen y el tiempo que les toman. Luego, pueden monitorear y celebrar cuántas horas se están ahorrando efectivamente las personas y los departamentos al automatizar tareas. Como referencia, en el Insight Report del 2020 de Work Market, un 54% de los empleados estimaron que podían ahorrarse 240 horas al año automatizando tareas y en Kaudal nuestros usuarios ahorran 99 horas, en promedio, por cada tarea que automatizan. Eso son dos semanas y media para descansar o hacer algo mejor.
3. Personal. Las tareas automatizables están en todas partes y es imposible cubrirlas con un único RPA implementado por el equipo de TI. Con base en la data que hemos recolectado con nuestra plataforma, las tareas automatizables suelen estar en cuatro situaciones comunes: i) en la generación de reportes de datos, ii) en la recopilación de información que llega de distintas fuentes, iii) en la distribución de información que debe customizarse para cada receptor y iv) en la ejecución de flujos de notificaciones, aprobaciones o recordatorios. A pesar de que estas categorías son comunes, las tareas específicas varían (no es lo mismo un reporte de personal que uno de inventarios) y nadie mejor que quien las ejecuta para automatizarlas. Y para motivar a que las personas automaticen tareas, conviene no solo hablarles del tiempo que se pueden ahorrar, sino también de las habilidades que pueden desarrollar. Cuando las personas automatizan, piensan críticamente qué tareas vale la pena dejar de hacer manualmente, aprenden a usar tecnologías para automatizarlas, se adaptan al cambio y son creativas con el uso del tiempo que liberan.
4. Gobernanza. Al descentralizar la automatización se necesita un grupo pequeño de personas que delimite la cancha, guíe a las personas, comparta aprendizajes y evolucione el proceso. Lo más conveniente es crear un squad de automatización con representantes de las áreas donde se quiere automatizar tareas. Además, es conveniente que este squad tenga una persona de TI como consultor tecnológico y una persona de Gestión Humana como consultor en el desarrollo de habilidades y cambio cultural.
5. Tecnología. Finalmente, se necesita escoger qué herramientas usar y contar con capacitaciones para que las personas las aprendan a usar. Existen softwares de automatización de distintos niveles de complejidad, pero aquellos más complejos solo el personal tecnológico los podrá usar y solo servirán para cubrir un pequeño grupo de procesos centrales. Por eso, es recomendable adoptar un “stack” de herramientas no-code, que muchas personas puedan aprender a usar con facilidad para hacer sus propias automatizaciones. Tanto Microsoft como Google tienen herramientas no-code de automatización y existen muchas más de proveedores seguros y confiables.

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