En la era digital, la comunicación por correo electrónico es el pan de cada día para los profesionales. Con más de 300 mil millones de correos electrónicos enviados diariamente, el trabajador promedio recibe 121 correos electrónicos cada día, según el Estudio de Adobe Consumer Email. En este contexto, la elección de las frases y el tono son cruciales para fomentar relaciones sólidas y respeto mutuo con jefes y colegas.
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Un lenguaje auténtico fortalece las conexiones. Sin embargo, el uso involuntario de frases que suenan falsas puede tener consecuencias negativas. Más allá de que tu correo electrónico quede sin respuesta, podrías perder la oportunidad de construir relaciones positivas. Rebecca Zucker, coach ejecutiva y fundadora de Next Step Partners, una firma de desarrollo de liderazgo, comparte 4 frases molestas que pueden hacerte sonar pasivo-agresivo, falso y poco profesional.
1. “¿No sé si viste mi último correo electrónico...?”
Según una encuesta de Adobe Consumer Email Survey, el 25% de los encuestados citó esta frase como la más molesta en los correos electrónicos de trabajo, seguida de “según mi último correo electrónico” [Fuente: Estudio de Adobe Consumer Email]. Hacer seguimiento a correos electrónicos no respondidos puede ser complicado. Si bien es posible que la otra persona no lo haya visto (por ejemplo, fue a spam o se enterró), lo más probable es que sí lo haya hecho. Puede que lo hayan olvidado o considerarlo una prioridad baja.
Está bien dar seguimiento, pero hazlo de forma breve e incluye una petición clara que permita al receptor “salvar las apariencias”. Puedes decir algo como “¿Te puedo presentar a este cliente?” o “¿Tienes algún comentario sobre este texto publicitario? Si no recibo noticias tuyas para el viernes, asumiré que todo está en orden”.
2. “Según nuestra conversación”
Esta frase (y de manera similar, “como se discutió” o “según cualquier cosa”) suena excesivamente formal y casi litigiosa. A menos que estés documentando algo con fines legales, evita usarla. Suena severo, frío, distante y poco auténtico. En su lugar, podrías decir: “Adjunto el artículo que mencioné durante nuestra llamada...” o “Fue genial hablar contigo antes. Aquí está la descripción del puesto vacante en mi equipo en caso de que conozcas a alguien”.
3. “Espero que este correo electrónico te encuentre bien...”
Esta es una forma extrañamente indirecta de decir “Espero que estés bien”, lo cual, dependiendo de la relación, puede ser sincero. Se usa mejor con alguien con quien tienes una relación establecida y con quien no has tenido contacto recientemente. Suena mucho menos sincero con personas que acabas de conocer o que no conoces en absoluto.
Una vez recibí un correo electrónico de una conocida con la que no había hablado en un tiempo. Era finales de 2020 y el mundo estaba patas arriba debido al Covid. Sería poco auténtico no reconocer la ansiedad y el miedo que todos estábamos enfrentando. Ella abrió su mensaje con: “Espero que tú y tu familia estén bien durante esta época absolutamente loca”. “Loca” hizo que su correo electrónico se sintiera genuino. No es una palabra que la gente use a menudo en los correos electrónicos profesionales, pero abordó el hecho de que todos nos estábamos adaptando a un período difícil. En resumen, no tengas miedo de mostrar que te preocupas a nivel personal.
4. “Un cordial saludo,...” (o cualquier saludo final autogenerado)
Si bien están pensados para ahorrar tiempo al remitente, la mayoría de los saludos finales generados automáticamente (“Cordialmente”, “Saludos”, “Atentamente”, “Muchas gracias”, “Saludos cordiales”, “Sinceramente”) suelen hacer que su correo electrónico suene impersonal. Tu despedida debe coincidir tanto con la relación que tienes con el receptor como con la naturaleza de tu correo electrónico. No usarías “Cordialmente”, por ejemplo, si le estás preguntando al equipo de finanzas sobre el estado de tu pago. Tampoco usarías “Gracias” si estás brindando una actualización a tus colegas. ¿De qué estás agradecido?
Personaliza el saludo final al contexto del mensaje. Solo te tomará un segundo o dos. Por supuesto, si estás haciendo una solicitud, está bien cerrar con “Gracias”. Pero si estás enviando una actualización a un colega, elige algo que refleje la conversación, como “Hablamos pronto” o “¡Nos vemos en la reunión de mañana!”.
