En el trabajo, cuando surge un problema, la primera solución que aparece es convocar una reunión. Sin embargo, aunque estas sesiones pueden parecer la forma más lógica de resolver imprevistos, también se corre el riesgo de convertirlas en un círculo interminable de charlas improductivas. En especial desde la pandemia, muchas reuniones han migrado a un formato digital, con herramientas como Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Sin embargo, la modalidad no garantiza su efectividad.
Berto Pena, un reconocido experto en productividad y autor de Gestiona mejor tu vida, sostiene que las reuniones, lejos de ser siempre productivas, pueden ser un obstáculo cuando no se gestionan bien. El problema radica, según Pena, en que se suelen convocar de forma apresurada, sin considerar si realmente son necesarias o si el tema podría resolverse por otro medio. Pena cita un consejo que uno de sus jefes le dio: “Las reuniones cuestan; convocarlas es gratis, pero tenerlas podría resultar carísimo”.
Entonces, ¿cómo lograr que nuestras reuniones sean un espacio de decisiones claras y efectivas? A continuación, te compartimos 5 claves esenciales para hacer de tus reuniones de trabajo una herramienta de valor.
1. Considera alternativas antes de convocar la reunión
Antes de agendar una reunión, debemos preguntarnos si es absolutamente necesaria. ¿Es posible que el tema se resuelva mediante un correo o una llamada rápida? Si la respuesta es afirmativa, estaríamos ahorrando tiempo y evitando la saturación de agendas. Y en caso de que la reunión sea inevitable, considera si podría hacerse en un formato reducido, limitando el número de participantes a aquellos cuya presencia sea estrictamente esencial. Esta simple medida puede marcar una gran diferencia.
2. Enfócate en la agenda y los objetivos de la reunión
Para que una reunión sea realmente productiva, es vital definir una agenda clara y especificar los objetivos que se buscan alcanzar. Esto no solo ayuda a mantener el enfoque, sino que permite que cada participante sepa qué se espera de ellos. Cuando los temas a tratar están definidos de antemano, es menos probable que la reunión se convierta en un espacio de divagación o en una sucesión de temas sin conexión. Como bien explica Berto Pena, “las reuniones deberían ser centros de decisión, no lugares de opinión”. Esta clave es fundamental para evitar la sensación de que se ha perdido el tiempo y para lograr un impacto tangible en los proyectos.
3. Prepárate y asegura que todos los participantes lo estén también
La preparación es un paso que muchos subestiman al planificar una reunión. Todos los asistentes deben llegar a la reunión sabiendo cuáles temas se abordarán y habiendo revisado cualquier información relevante de antemano. Esto significa que cada persona debe haber preparado sus ideas, planteado sus dudas y revisado correos o documentos pertinentes. Las improvisaciones suelen prolongar innecesariamente las reuniones y entorpecen la toma de decisiones. Con una preparación adecuada, se minimizan las sorpresas, y cada participante aporta desde el inicio, facilitando que la reunión sea ágil y efectiva.
4. Controla el tiempo y respeta los horarios
Uno de los aspectos que más impacta en la percepción de una reunión es su duración. Es importante calcular y controlar el tiempo de intervención de cada participante para evitar que se extienda más allá de lo previsto. Establecer un horario claro y respetarlo ayuda a dar estructura a la reunión y demuestra respeto por el tiempo de todos. La puntualidad en el inicio y en el final de la reunión no solo incrementa la productividad, sino que refuerza el compromiso y la seriedad de cada sesión de trabajo.
5. Define las acciones concretas y los responsables
Una reunión verdaderamente productiva debe concluir con acciones definidas, responsables asignados y plazos establecidos. Esto significa poder responder tres preguntas clave antes de cerrar la sesión: ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo hará? ¿Cuándo se hará? Tener claridad en estos puntos asegura que los acuerdos no se pierdan en el olvido y que cada participante sepa cuál es su papel en los siguientes pasos del proyecto. Esta práctica ayuda a que la reunión tenga un impacto real y observable, y asegura un mejor seguimiento de los objetivos.
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