La actividad laboral nos mantiene a veces de reunión en reunión, a pesar de que estas se realicen ahora de forma virtual y desde casa. Hoy que esto es parte de nuestra nueva normalidad, cabe preguntarse cuál es la mejor manera de abordarlas. ¿Existen etiquetas para sostener una conversación a través de una videollamada? ¿Cómo debemos vernos y vestirnos y qué debemos evitar en estos encuentros virtuales?
Tres expertos nos responden a estas preguntas y nos ofrecen algunos tips para un adecuado comportamiento cuando tengamos que llevar a cabo una videoconferencia.
Imagen y conexión
Para empezar, al igual que en una reunión presencial, la puntualidad es una obligación. Lo ideal es estar conectados cinco minutos antes de la hora establecida.
Antes de abordar una reunión laboral virtual desde casa, los expertos concuerdan en que se trata de una actividad para la que ante todo se debe cuidar la imagen personal.
“La persona se debe preocupar por la elección de su vestimenta y el cuidado de su aspecto personal”, sostiene Paola Chocano, directora ejecutiva de Career Partners.
Así como la vestimenta es importante, también se deben cuidar otros aspectos como el orden o el arreglo del pelo y el rostro, de acuerdo a Mónica Berger, master Coach LHH Región Latam. “El 90% de la comunicación es no verbal, así que es importante cuidar todos los detalles”, indica.
Asimismo, antes de comenzar un encuentro laboral de este tipo, es preciso revisar los aspectos técnicos. “Hay que probar la nitidez de la imagen y el buen volumen del audio”, explica Berger.
Por último, no se olvide de la iluminación del espacio desde donde va a trabajar, que es esencial para que su rostro se vea con mayor nitidez.
Espacios e interrupciones
Otra recomendación es cuidar los espacios que mostramos ante la cámara. “Imaginemos que nos están mirando como si estuviéramos en la oficina, con un fondo limpio y no cargado. También podemos utilizar un background virtual con la marca de la empresa”, sugiere Luis Leey, socio de Amrop.
Dado que estamos en casa, es pertinente conversar con la familia para evitar interrupciones o que se filtren ruidos domésticos de otros quehaceres e, incluso, de las mascotas.
Sin embargo, no siempre se puede tener el control de esto. Si a pesar de las previsiones sucede un percance, tómelo con calma. “Los hijos o familiares no son los responsables de las interrupciones”, señala Chocano.
Leey, por su parte, manifiesta que en este aspecto hay que ser muy empáticos y ponerse en el lugar del otro. “Se han dado casos, pero hay que tomarlo con buen humor. Recordemos que hemos ‘invadido’ el hogar tanto los que trabajamos, como nuestros hijos en edad escolar o universitaria. Muchas familias no tienen tantos espacios para cada miembro, así que no hay que sonrojarse por estas anécdotas”, explica.
EN CORTO
Cámara. La cámara de la PC o laptop debe estar activada por todos los participantes desde el inicio hasta el final. “Además de ser una señal de respeto por el interlocutor, permite establecer contacto visual”, dice Berger. En caso de no contar con una, “es importante decirlo y pedir las disculpas del caso”, aclara Leey.
LAS CLAVES
- Llamadas grupales. Escuchar con atención a la persona que está hablando, no interrumpir ni distraerse.
- Sea cortés. Se recomienda poner los micrófonos en silencio mientras otro tiene la palabra.
- Pedir la palabra. Se puede levantar la mano o utilizar los mecanismos de la plataforma.
- Fin. No abandonar la reunión antes que esta concluya. En caso de emergencia, desconecte la cámara y el micrófono.