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El héroe de la serie británica “The Prisoner” (1967) despierta un día en un misterioso pueblo. Sus posesiones han desaparecido y no le llaman por su nombre sino “Número 6”. Todos sus intentos de escapar fracasan y cada episodio termina con la imagen de unos barrotes superpuestos sobre su rostro. La experiencia de este personaje debe ser harto familiar para un tipo de oficinistas: quienes sufren la diaria tribulación de encontrar un escritorio desocupado (“hot-desking”).
Cada día laboran en una ubicación distinta, portando únicamente sus pertenencias. Al final de la jornada, se ha borrado todo rastro de sus personalidades, de la misma manera en que la Unión Soviética retiró fotos de León Trotski del registro histórico. Es difícil pensar en un indicio más claro de que el trabajador individual está siendo tratado como un anónimo dron.
En una entidad financiera líder, cualquier empleado que deje una pertenencia en el escritorio que usó ese día, tendrá que recuperarla a la mañana siguiente en el área de objetos perdidos. Eso hace que el final de cada jornada laboral semeje los últimos y frenéticos minutos previos a salir de casa para irse de vacaciones, desesperadamente chequeando que no se haya olvidado nada.
Pero el inicio del día también puede ser estresante. Según una encuesta a trabajadores británicos publicada en junio, quienes tienen que hacer hotdesking demoran 18 minutos, en promedio, para encontrar un sitio. O sea, 66 horas desperdiciadas al año. En algunas oficinas debe existir la tentación de llegar temprano para coger buenas ubicaciones, tal como hacen los vacacionistas que colocan toallas junto a la piscina antes de desayunar.
En otras, algunos escritorios están tácitamente reservados para quienes tienen cargos superiores; ¿quién se atrevería a ocupar el sitio de la persona que decide la programación de tareas de todos? Es complicado entender si alguien se siente motivado por esquemas de esta clase. Si las empresas quieren que sus empleados tengan ideas brillantes, es útil que se sientan cómodos. Y lo probable es que la gente se sienta más cómoda en ambientes con los que está familiarizada.
El hot-desking es usualmente asociado a otro elemento de diseño: la oficina abierta. El objetivo declarado sería promover el trabajo en equipo, aunque no está funcionando así necesariamente. Un estudio publicado el año pasado halló que las interacciones cara a cara disminuyeron en oficinas abiertas y el uso de e-mails aumentó en empresas que abandonaron formatos tradicionales.
Este columnista tiene que admitir que su escritorio es sinónimo de desbarajuste. Junto con el área circundante, está cubierto de libros que disfrutó y quiere conservar, libros que ha comenzado a leer y tiene que terminar, libros que genuinamente tiene intención de leer pronto, y libros que probablemente nunca leerá pero siente demasiada pena como para desecharlos. También hay monografías y revistas académicas que calzan en las categorías descritas. Hasta Arnold Schwarzenegger sufriría para cargar todo esto a casa y traerlo de vuelta al trabajo, todos los días.
Si The Economist optase por el hot-desking, todas estas cosas tendrían que quedarse en casa o ser descartadas. Y con ellas, se irán los momentos de serendipia, como cuando una noticia o una nota de prensa genera el recuerdo de un caso similar en un libro o revista que siempre está a mano. Por supuesto que para muchos es imposible trabajar en medio de tanto desorden y no hay nada que les detenga para mantener sus escritorios tan pulcros como les plazca.
Pero el hot-desking no está volviéndose más común porque sea popular entre los trabajadores. Una encuesta de la consultora Workplace Unlimited a empleados que trabajan en distintos tipos de oficinas encontró que el hot-desking fue rankeado en el quinto puesto entre seis diseños —quizás sorprenda que el último lugar haya recaído en las oficinas individuales—.
La expansión del hot-desking viene del creciente número de empresas que utilizan hordas de trabajadores independientes y proveedores, de modo que no es práctico asignarles un escritorio permanente. Lo mismo podría ser cierto para quienes trabajan en casa dos o tres días a la semana, o que están viajando constantemente, visitando clientes.
Así que reducir el espacio para oficinas, tal diseño ahorra dinero a esos empleadores. El costo promedio inmobiliario anual que genera un oficinista británico es US$ 6,000, de acuerdo con la consultora Investment Property Databank. Sin embargo, el trabajo a tiempo parcial y el independiente todavía no son la norma.
El riesgo que se corre es que, en nombre del ahorro de costos, el hot-desking sea impuesto a empleados a tiempo completo, quienes preferirían la certidumbre de una ubicación permanente. El acogedor escritorio se volverá tan espartano como una celda monástica. Por ello, los trabajadores deben imitar a The Prisoner y bramar: “No soy un número. Soy libre. Y para probarlo, ahí tienen una maceta, una original taza y una foto de mis hijos”.