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Doce recomendaciones para gestionar mejor el tiempo

¿Cree que el día debería tener más horas? La productividad y las horas de trabajo son compatibles, pero requiere de esfuerzo y disciplina.

¿Se le acumula el trabajo antes de que si quiera se dé cuenta? (Foto: smarttime.com)

Ann Mehl, coach ejecutiva y colaboradora de Entrepreneur.com, compartió doce "principios" para el manejo del tiempo, como resultado de varias entrevistas a personas que lograron hacer "malabares" con todas sus obligaciones laborales exitosamente. A continuación, la lista de recomendaciones:

1. Primero, las espinacas. Las madres tenían razón. Siempre ataque la tarea más difícil ni bien comience el día, cuando su energía y nivel de concentración sean óptimos. Atienda lo más complicado lo más pronto posible. Mientras lo aplace por preferir lo más fácil, la acumulación será mayor y el sinsabor, peor.

2. Piense en la carrera, no en la maratón. No estamos diseñados para sentarnos por ocho horas en un escritorio, estirarnos una vez y terminar todo nuestro trabajo. Los lapsos cortos e ininterrumpidos de concentración son la clave para hacer una buena labor. Consígase un cronómetro y prográmelo para sonar cada 45 o 60 minutos y no deje de trabajar hasta que toque la alarma. Se sorprenderá de lo que puede lograr en una buena hora sin interrupciones.

3. Sea egoísta. Una vez que haya hecho su lista de prioridades, debe anteponer esas tareas a las listas de otras personas. Una vez que haya terminado con todo su trabajo, estará en una mejor situación para apoyar a otros con sus proyectos. Su trabajo siempre es lo primero.

4. Póngale fecha a sus expectativas. Cada vez que pida un entregable a alguien, no se quede simplemente en el pedido, sino indique cuándo espera recibirlo. Las cosas tienden a completarse más rápido cuando hay un plazo explícito. Igualmente, si alguien le pide hacer algo, pregúntele para cuándo lo necesita y apúntelo en un calendario.

5. Léalo una vez. Con la avalancha interminable de correos electrónicos, es crucial que tenga un buen sistema de archivo. La regla de los e-mails es "léalo una sola vez", decida qué hacer con ello y hágalo. Replique lo mismo con otros pedidos. Tóquelo una vez, haga algo con ello y olvídese del tema.

6. Agrupe los iguales. Organice su semana en días específicos dedicados a ciertas tareas. Por ejemplo, los lunes y los miércoles resérvelos para ver clientes, hacer compras, etc. Los martes y jueves dedíquelos a escribir, enviar correos o planear una estrategia. Saber cómo será su semana por adelantado le facilitará la tarea de mentalizarse para lo que venga.

7. El "cara a cara" ahorra tiempo. No trate de averiguar a qué se refiere una persona a través de un e-mail: vaya y pregúntele directamente. Esto ahorra tiempo, energía y evita cometer errores. Pedir y brindar una comunicación clara es la clave.

8. Delegue. Aprenda a delegar la mayor parte del trabajo. Cuando realmente logre hacerlo bien, notará como su rol y sus resultados de trabajo pasarán a otro nivel. Conozca qué es lo que sabe hacer bien y delegue a alguien más aquello en lo que no se siente seguro.

9. Póngase al corriente. Si no entiende cómo es que se le pasó la semana entera, es tiempo de darle una mirada más detallada. Tome nota de lo que hace cada hora durante una semana: todas sus actividades desde que se levanta y se va a dormir. ¡Es realmente aleccionador! Probablemente verá dónde se encuentran los vacíos en su calendario y, tal vez, se dará cuenta que debe reordenar su vida (y calendario) de manera más apropiada.

10. Muévase. Con tanto trabajo al que sometemos a nuestras cabezas, muchas veces nos olvidamos del resto de nuestro cuerpo. El ejercicio vigoroso ayuda a eliminar el estrés, le da más energía y mayor concentración, así como una buena noche de sueño. ¡Es una buena inversión!

11. Baje la velocidad para acelerar. A veces necesitamos bajar la velocidad para hacer un buen trabajo. Al minimizar las distracciones y concentrarse en una tarea a la vez, podemos acelerar nuestro ritmo de trabajo en general.

12. Relájese. Nada puede ser tan serio como para no reírnos un poco al respecto. Una buena carcajada al día es esencial para eliminar tensiones y, sí, terminar nuestras tareas. Si bien el trabajo es trabajo, no significa que no podamos reírnos de vez en cuando, incluso si a nuestra propia costa.

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