Convenza a sus empleados de gastar menos en viajes de negocios

(Bloomberg).- Las empresas de los Estados Unidos gastan US$ 300,000 millones anualmente en viajes de negocios, en parte porque las personas que hacen las reservas no se preocupan por los costos.

Las tarjetas de crédito corporativas, las políticas de viajes de negocios y las millas aéreas incentivan a los empleados a gastar lo más posible en viajes de trabajo.

"Si se es un viajero corporativo, para tratar de obtener los puntos se gasta tanto como sea posible. Si se trabaja para una empresa que permite volar en clase ejecutiva, se toma el boleto más caro y más lujoso que no vaya a representar un problema", dijo Dan Ruch, fundador y director ejecutivo de Rocketrip Inc. "Eso no significa que alguien sea una mala persona, sino simplemente que es un ser humano".

Los empleados de Aon Plc, una compañía de servicios financieros, cuestan varios cientos de millones de dólares al año en viajes corporativos. La tarea de Jason Cesta es hacer que gasten menos.

Cesta, que dirige el programa global de viajes de Aon, aborda el problema desde múltiples ángulos. Pide a los empleados que opten por videollamadas en lugar de volar por todo el país para asistir a reuniones. Alienta viajes más cortos y eficientes y convence a la gente de volar en clase turista en lugar de hacerlo en clase ejecutiva.

Durante los últimos ocho meses, 100 empleados de Aon han utilizado Rocketrip, un software que los incentiva a gastar menos en hoteles, vuelos y autos para viajes de negocios.

Cada cliente da a Rocketrip un año de datos sobre los hábitos de gasto de sus empleados. Sobre la base de esos datos, la política de viajes de la compañía, los precios de mercado en tiempo real y el itinerario de los empleados, Rocketrip genera un pronóstico sobre el comportamiento esperado.

El número aparece en la parte superior de la pantalla mientras el empleado reserva un viaje. Luego se lo desafía a mejorar ese precio. Se enumeran los posibles ahorros junto a las opciones de menor costo.

Es un juego: por cada dólar ahorrado al renunciar a un automóvil de alquiler o alojarse vía Airbnb en lugar de un hotel lujoso, el empleado percibe 50 centavos.

El dinero no va directamente al sueldo: los puntos se pueden canjear en el sitio web de Rocketrip por tarjetas de regalo Visa o por líneas de crédito en unos 40 comercios minoristas, que incluyen JCrew Group Inc., Best Buy Co. Inc. y Amazon.com. Aon pone la otra mitad.

Rocketrip percibe un 2% del presupuesto anual total de viajes de Aon con la promesa de reducir el gasto general entre 20% y 30%.

Hasta ahora, Aon ha tenido ahorros de alrededor de 5 por ciento, principalmente en viajes de larga distancia. "Nuestros números están un poco sesgados debido a la escasa magnitud de la muestra", admitió Cesta al explicar la brecha entre los resultados y las promesas de ahorro de Rocketrip.

Sin embargo, para sorpresa de Cesta los ejecutivos optarán por reservar vuelos en horarios nocturnos o agregarán conexiones para mejorar los precios. "Estoy contento con eso", agregó.