¿Buzón lleno? Claves para ser eficiente con su correo corporativo

Una de nuestras mayores preocupaciones en esta era digital es el manejo adecuado del correo electrónico.

Esto ha generado toda una industria que busca aliviar el dolor de cabeza causado por un buzón lleno, a través de soluciones tanto a nivel personal y organizacional.

Pero es probable que no haya una solución capaz de curar todos sus males relacionados al email, porque la angustia del correo electrónico no es solo un problema, son varios. Entre ellos cómo hacer frente al volumen de mensajes entrantes, agravado por el miedo de perderse algo y por la ansiedad de mantenerse al tanto.

Además de cómo lidiar con nuestra inseguridad al momento de escribir y responder mensajes, y tal vez el problema más importante, cómo encontrar un equilibrio entre su vida personal y laboral, lo cual se ve influenciado con el deseo de ser un gran profesional y a la vez un gran padre/pareja/amigo/ser humano.

Precisamente porque nuestros problemas con el email abarcan diversas áreas profesionales y personales, necesitamos una serie de estrategias –en lugar de una sola herramienta– para hacerles frente. Las estrategias para manejar su bandeja de entrada pueden ayudarlo a reducir el volumen de mensajes que llega a su buzón, pero no abordan el dolor de cabeza de los mensajes salientes.

Por otro lado, las estrategias de triaje pueden acelerar la forma de manejar el correo electrónico entrante y saliente, pero no tratan el problema de volumen general; mientras que las estrategias de gestión pueden prevenir que el email tome el control de toda su jornada laboral (o de vida personal), pero esto solo será viable y eficaz si usted está administrando su email de manera eficiente mediante el uso de otras estrategias también.

Es por eso que es crucial adoptar una combinación de estrategias y elegir aquellas que reflejan sus retos y estilo de correo electrónico. Estas son las estrategias que debe tomar en cuenta:

Las estrategias de desvío de bandeja de entrada lo ayudan a reducir el volumen de mensajes mediante el uso de herramientas que son mejores que el correo electrónico para ciertos tipos de comunicación. Compartir Google Docs en lugar de enviar documentos, utilizar encuestas Doodle para coordinar horas de reunión y usar plataformas alternativas de comunicación como Slack son todos ejemplos de alejar la comunicación del correo electrónico y llevarla a plataformas que están optimizados para casos específicos de las necesidades del negocio.

Estas estrategias pueden reducir el volumen total del correo, y pueden dar lugar a una comunicación más eficiente, pero a menudo solo estamos moviendo un volumen similar de comunicación hacia otra plataforma.

Las estrategias de priorización de bandeja de entrada se centran en desviar o filtrar los mensajes entrantes basándose en cuán importantes sean. Las herramientas como filtros y sistemas de gestión de email (como Other Inbox y Sanebox), filtros de spam y enlaces que son simples para darse de baja son todas herramientas que apoyan el establecimiento de prioridades de nuestros mensajes más importantes.

Las estrategias personales de triaje aceleran el proceso de triaje y direccionamiento de correo electrónico al establecer directrices y herramientas para manejar sus mensajes. Inbox Zero –la práctica de vaciar completamente su buzón todos los días– es una estrategia de procesamiento; otra es convertir los mensajes en tareas, y poner esas tareas en un administrador de tareas.

Las estrategias de triaje pueden ser una parte útil de un sistema de email, ya que hacer rutinaria la forma de manejar el correo electrónico acelera el proceso de 'digerirlo', pero aún así requieren que usted invierta tiempo en cada mensaje que llega a su bandeja.

Las estrategias asistidas de triaje reclutan otras personas para encarar el reto de conquistar su bandeja de entrada, ya sea implícita o explícitamente. Estas trabajan bien cuando son explícitas y transparentes, como pedirle a un asistente que revise su bandeja y ponga una marca en los mensajes que usted debe ver personalmente (y dejar saber a sus corresponsales habituales que sus mensajes no son del todo privados). La manera más común es poner CC despreocupadamente o reenviar mensajes a otras personas para que los revisen.

Las estrategias de manejo de tiempo son impulsadas por la incursión del correo corporativo en nuestra vida personal, pero pueden ayudar a manejar el email durante la jornada laboral también. Estas incluyen tecnologías o normas organizativas que limitan el email a horas específicas, y establecen prácticas personales como separar un tiempo específico cada día para el correo electrónico.

Las estrategias de manejo de tiempo pueden ser geniales para su salud y concentración mental (o la de sus empleados y equipo), pero a menos que vayan acompañados por estrategias que aborden el volumen total y la longitud de los mensajes, solo conducirán a más estrés y frustración.

Las estrategias de manejo de dispositivos tratan de limitar la hegemonía del correo electrónico, manteniendo el correo electrónico apagado en dispositivos específicos, o limitando su capacidad de interactuar con él. Usar un teléfono separado para los fines de semana sin soporte para correo electrónico es un ejemplo de manejo de dispositivos; en particular, Apple ha lanzado este tipo de estrategia con su nuevo reloj, que le permite ver, pero no responder a mensajes de correo electrónico.

Estas estrategias pueden ayudar a combatir el uso compulsivo o habitual del correo electrónico, incluso si el volumen total o las demandas del correo electrónico se mantienen constantes.