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Por César Antúnez de Mayolo
Usted asiste a una reunión en la cual un compañero de trabajo presenta un proyecto que será vital para el futuro de la empresa. Resulta importante contar con el compromiso de todos, pero el expositor se limita a leer la mayor parte del contenido de las diapositivas de una presentación en PowerPoint (PPT) que tiene bastante información y no logra captar su atención ni la del resto de asistentes.
¿El efecto? Todos se distraen: revisan sus celulares o hacen anotaciones que no tienen nada que ver con la reunión, y cuando usted le hace una pregunta importante al expositor, este se la responde a medias y busca soporte en alguna de sus diapositivas. ¿Hasta dónde se convierte el PPT en un "escudo" para encubrir la falta de profundización sobre un tema? En todo caso, ¿para qué nos debería servir el PPT? ¿Vale la pena limitar su uso en la empresa?
La necesidad de impactarSegún una encuesta de Gallup en EE.UU., el 40% de los norteamericanos tiene miedo a hablar en público, temor que ocupa el segundo lugar entre varios otros, solo después del miedo a las serpientes (51%).
No obstante, según una encuesta del profesor Boris Groysberg de Harvard Business School (2010) entre head-hunters de ejecutivos top, una de las destrezas importantes que requieren desarrollar es la capacidad de hacer presentaciones en público.
Ahora bien, tener un directivo que, para persuadir a distintas audiencias, dependa excesivamente de ayudas gráficas, no necesariamente hará que la presentación sea mejor.
Los riesgos del PPTLas diapositivas ayudan a los expositores a presentar tópicos complejos usando viñetas, eslóganes, tablas, gráficos, imágenes y videos, sin la comprobación mínima.
Sin embargo, los PPT no nos fuerzan a analizar profundamente situaciones complejas o ambiguas.
El enemigo del PPTSteve Jobs decía que "quien sabe realmente de lo que está hablando, no necesita un PowerPoint". Jobs era defensor de las intervenciones "en caliente", cara a cara y buscando improvisación, para poder generar creatividad en reuniones muy informales.
En Amazon, su fundador Jeff Bezos tiene prohibido el uso del PPT. "Las presentaciones al estilo del PowerPoint suelen llevarnos a restar importancia a las ideas y su interconexión", señala.
Por otro lado, Andrew Witty, CEO de Glaxo Smith Kline, pide que empleados tengan "conversaciones de verdad", en reemplazo del PPT.
Por supuesto que habrá manera de sacarle provecho a herramientas como el PPT y otras con más prestaciones; sin embargo, lo que un directivo deberá siempre tener claro es que si uno no domina un tema y ni lo ha reflexionado bien, será muy difícil que logre convencer y mucho menos impactar, en cualquier audiencia.