¿“Reunionitis” virtual? Más atención con la salud mental de nuestros equipos?

Estás empezando una semana complicada en la que difícilmente te alcanzará el tiempo para cumplir con todo. Sin embargo, te acaba de llegar al calendario una invitación para una nueva reunión mañana y ves que más de la mitad de tu tiempo estará destinado a encuentros laborales. Con la pandemia se extendió rápidamente el uso de reuniones virtuales, pero tras unas cuantas durante el día, te sientes abrumado y con poca energía.

¿Cómo saber cuándo es necesario convocar a una reunión virtual? ¿Deberíamos de ponerle un límite a la cantidad de reuniones? ¿Y si estas son absolutamente necesarias, cómo aprovechar el tiempo en las mismas?

¿Por qué nos reunimos?

Solemos reunirnos para tomar decisiones o resolver problemas, pero también para mejorar nuestras relaciones con terceros o, inclusive, influir en ellos. Como todos son procesos en los cuales hay partícipes con roles más activos, que son quienes convocan a las reuniones, se corre el riesgo de que los asistentes “pasivos” hagan un trabajo de menor calidad. Sobre todo si asisten solo por haber sido convocados, cuando no hay claridad sobre la importancia de la reunión.

El agotamiento digital

Una de las ventajas del teletrabajo es el poder sostener mayor cantidad de reuniones al día y que estas empiecen y terminen puntualmente. Sin embargo, las reuniones virtuales agotan más que las presenciales y, si son muy numerosas, pueden generar aumentos en productividad, pero al costo de terminar agotados.

Si bien algunos se distraen en las reuniones virtuales mientras otra persona está hablando, estas suelen requerir más nivel de atención que las presenciales, pues debemos permanecer atentos a la pantalla para extraer información relevante y cuando nos toca compartir nuestra pantalla, tenemos muy poca visibilidad sobre las personas que están interactuando con nosotros, lo que también genera estrés.

Poniendo las cosas en orden

Las empresas tienen reglas estrictas para gestionar sus recursos económicos, pero no para manejar el tiempo, el cual suele administrarse pobremente. El teletrabajo llegó para quedarse y prevalecerá un formato híbrido. Esto implica que la mayor parte de reuniones seguirán siendo virtuales.

Por ello, revisemos las cargas de trabajo de nuestros respectivos equipos y pongamos las reuniones virtuales en su real dimensión para efectos de salvaguardar el clima laboral y salud mental de nuestros equipos.