¿Cómo buscar eficiencias en el entorno actual?

La coyuntura actual hace indispensable que las empresas generen eficiencias para mejorar sus costos y agilidad a sus operaciones. Cuando se logran hacer los mismos procesos a menor costo y de manera más rápida, es cuando realmente se puede hablar de haber generado eficiencia, tanto para beneficio de la empresa y del usuario final, por consiguiente, la capacidad de fidelizar clientes también es mayor.

El concepto de eficiencia se descompone bajo dos ejes: tiempo y costos, obteniendo resultados cuantitativos (a nivel de costos) o cualitativos (calidad del servicio, prontitud en la entrega o disponibilidad las 24 horas).

Por ejemplo, si solicitamos un préstamo y nos citan a la oficina bancaria a una hora determinada para firmar el contrato, mientras que otro banco acepta nuestra firma digital y procede el desembolso sin acudir al banco, definitivamente este último banco será más competitivo. De esta manera, las empresas se pueden volver más competitivas porque brindan mejores servicios a menores costos.

Para que una empresa sea más eficiente se deben identificar todos los procesos internos y externos y analizar cuál de ellos son los que generan mayor costo y llevan más tiempo de ejecución, para poder mejorar ambos ejes lo ideal es aplicar alguna alternativa tecnológica que sirva de soporte a los mismos.

Toda eficiencia se respalda en consolidar optimizaciones. Actualmente existen tres tipos de optimización que se deben aplicar en las empresas:

1. La optimización a nivel de la cultura de la empresa debe ser el primer punto a trabajar porque los colaboradores podrían pensar que se van a quedar sin trabajo y debemos informarles que, si bien van a dejar de hacer algo, su potencial se desarrollará en otras áreas más estratégicas y podrán crecer a nivel profesional.

2. La optimización procedural, a nivel de mejora de procesos

3. La optimización a nivel tecnológico, si hablamos de servicios informáticos como oportunidad de mejora, necesitamos revisar qué parte del negocio está sistematizado y cuál es su situación vigente. También analizar el nivel de una plataforma pensando en utilizar alguna solución en la nube para atender por uno o dos canales y que esas prestaciones nuevas vayan en beneficio directo de mejoras de servicio.

El costo de estas implementaciones dependerá de qué tanto se requiera por mejorar e invertir. Se pueden identificar muchas áreas de mejora, pero debemos priorizar las más críticas que generan más gasto o tiempo y no permiten dar un buen servicio.

Finalmente, a menudo se relaciona negativamente la eficiencia con el despido de personal. No es así, se generan eficiencias no para despedir personal, sino para que los colaboradores no sigan haciendo acciones mecánicas y puedan desarrollar su crecimiento profesional hacia actividades más estratégicas.