Las siete reglas que se deben conocer para tener juntas productivas.

FOTOS | Hace poco, en una reunión con un nuevo prospecto para mi negocio, me sorprendí a mí mismo y a todos los demás. Poco después de que una ejecutiva de nuestra agencia de publicidad comenzara a hablar y hacer clic en una presentación perfecta de PowerPoint, me puse de pie, caminé hacia donde estaba sentada y cerré la tapa de su laptop, según Entrepreneur.

Preocupado de que la energía estaba saliendo por la puerta, expliqué que aunque teníamos 20 casos de estudio increíbles que estábamos felices de presentar, nos gustaría sacudir un poco las cosas. ¿Qué mejor forma de demostrarlo que cambiando nuestro enfoque en esta junta de introducción? Con esto, prácticamente tiré la agenda de la junta a la basura. Aunque yo no había planeado interrumpir esta reunión, me gustó lo que pasó a continuación: tuvimos una gran conversación sobre los objetivos y retos de nuestro prospecto, y sí, hablamos de nuestra experiencia. Lo que empezó como una conferencia, terminó siendo una plática animada e interactiva. Hoy en día, ese prospecto es nuestro mayor cliente.

Estoy seguro de que mi equipo se sorprendió un poco con mi interrupción, y me disculpé con ellos más tarde. Pero cuando se trata de juntas, me gusta que sean cortas, interactivas y productivas.

Aquí te dejo las siete reglas a seguir durante las reuniones de trabajo:

1. Empieza a tiempo

Cinco personas reunidas en una sala de juntas a las 10 de la mañana no deberían tener que esperar cinco minutos más a alguien que va tarde. Cierra la puerta y empieza la junta. Esperar a los impuntuales sólo refuerza este comportamiento. Así, los que llegan tarde e interrumpen a los demás, dejarán de hacerlo.

2. Establece los objetivos

Desde el principio, deja claro qué esperas decidir o lograr en la junta. Si hay una agenda, mantenla corta para que el objetivo no se diluya en una agenda demasiado larga o detallada.

3. Que tus reuniones sean pequeñas

Intenta, de ser posible, limitar las reuniones a un máximo de cinco a siete personas. Cuando hay más gente, muchos de los que están terminan siendo meros espectadores.

4. Que tus juntas sean cortas

Por lo general, la cantidad de tiempo que agendas para lograr una tarea es la cantidad de tiempo que realmente requiere. Una hora parece ser el estándar por default, probablemente porque nos basamos en los calendarios de Google o Outlook. Intenta agendar juntas de 30 o 45 minutos. O incluso de 15 minutos. Ahorrar esos 15 o 30 minutos termina sumando al tiempo de todos.

5. Busca que todos contribuyan

En nuestra empresa, si no hablas en una junta, no te vuelven a invitar. La interacción y las ideas son fundamentales.

6. Crea nuevas reglas para las presentaciones de PowerPoint

Cuando se requiera de una presentación visual, tenemos algunos lineamientos. Tratamos de usar más imágenes que palabras (a mi me gusta seguir las métricas de Twitter y limitar a no más de 240 caracteres). Nos deshacemos de la jerga. Terminamos con un resumen de decisiones y siguientes pasos.

7. Sácala

Cuando se trata de un pequeño grupo de personas, me gusta hacer las reuniones fuera de la sala de juntas. En ocasiones vamos a dar una vuelta o encontramos un lugar para sentarnos fuera de la oficina. Para mi, las salas de juntas, incluso las más cool, hacen que la gente se sienta como en la escuela.

En cambio, un enfoque “en movimiento” hace que las ideas sigan fluyendo. Cuando nos atoramos, siempre estoy dispuesto a cambiar de dirección, botar la agenda a la basura o incluso terminar la junta.