Siete pasos para administrar una fuerza de trabajo virtual

FOTOGALERÍA. Anteriormente escribí sobre cómo Covid ha cambiado el lugar de trabajo para siempre. Antes de Covid, las empresas no eran fanáticas de los empleados virtuales. Pensaron que los empleados debían estar en un solo lugar para ser administrados y contribuir como parte del equipo. Pero, una vez que se requirió el trabajo virtual a raíz de Covid, rápidamente aprendieron de manera diferente. Que al personal le estaba yendo bien trabajando de forma remota, con ingresos que seguían llegando con normalidad. Esto fue excelente para los trabajadores que buscaban la flexibilidad de trabajar desde casa y ahora prefieren trabajar virtualmente en el futuro. El problema real es: ¿cómo administrar realmente una fuerza de trabajo distribuida a largo plazo y aún así desarrollar el rendimiento y la cultura de equipo deseados? Las siguientes pautas lo ayudarán a aprender exactamente cómo hacerlo, según el portal entrepreneur.

1. Aprende cuáles son los deseos de tu equipo

Esto no necesita ser una situación única para cada uno de los miembros de su personal. Algunas personas aman el trabajo virtual (no viajar, trabajar en pijama). Y algunas personas prefieren trabajar en la oficina (descansar de los niños, socializar con amigos). Entonces, la clave es saber qué camino prefieren los miembros de su equipo, trabajar virtualmente o trabajar en el sitio. Es importante que las necesidades y objetivos de todos estén alineados a largo plazo para que sea exitoso para todas las partes.

2. Cambia tu enfoque de reclutamiento

Si prefiere evolucionar a un equipo virtual a largo plazo, deberá cambiar su enfoque de reclutamiento. Las descripciones de su trabajo deben comunicarse claramente con una oficina virtual y un equipo remoto. Eso eliminará a los candidatos que no quieren trabajar de forma remota. Y por otro lado, muchos candidatos ahora buscan activamente puestos remotos. Sus empleadores actuales han vuelto al trabajo en la oficina y quieren mantener el trabajo virtual que estaban haciendo. Muchos incluso están dispuestos a considerar un recorte salarial para permitirles esa flexibilidad.

También deberá averiguar dónde están ubicados geográficamente los empleados. Algunas empresas han dicho que el empleado puede estar ubicado en cualquier parte del mundo, si tiene las habilidades adecuadas. Esto abre grupos de talentos más baratos en Europa del Este y Asia. Sin embargo, otros han tratado de seguir contratando en una ubicación central para que sea más fácil reunir al equipo en persona, cuando sea necesario (reuniones anuales, happy hours semanales, capacitación más sencilla). Si es una empresa pequeña, intente mantenerla centralizada, especialmente para simplificar las declaraciones de impuestos sobre la nómina en un estado. Una vez que sea una empresa más grande, deberá lanzar una red más grande para encontrar nuevos trabajadores de una región geográfica más amplia.

3. Proporcione opciones en persona para quienes las deseen

Muchas empresas están ofreciendo un enfoque híbrido, lo que permite a los empleados ir a la oficina cuando y si alguna vez lo desean. El resultado es perder la oficina de 10,000 pies cuadrados con escritorios dedicados para cada trabajador y, en cambio, reemplazarla con una oficina de 5,000 pies cuadrados con estaciones de trabajo compartidas. Similar a lo que vería en un espacio de trabajo de oficina compartido, como WeWork, donde los empleados reservarían un escritorio o una sala de reuniones para el día, según sea necesario. Esto a veces se denomina modelo hotelero. La buena noticia: ¡los costos de alquiler de su oficina en casa se redujeron a la mitad!

4. Reproducir o conservar las actividades presenciales para la formación de equipos

Restaurant Furniture Plus contrata una fuerza de trabajo virtual que se basa principalmente en el área de Cleveland, Ohio. Recientemente lanzaron un nuevo comité de diversión que planifica eventos mensuales en persona en el área (horas felices, fiestas de bolos). Esto ayuda a romper la monotonía y la soledad que genera trabajar en casa, y hace un gran trabajo al reforzar el hecho de que todos son parte del equipo. Sin eventos como este, puede establecerse una mentalidad fuera de la vista, fuera de la mente, lo que no ayuda con la formación de equipos.

Si realmente es un negocio virtual con personal ubicado en todo el país, los eventos en persona se vuelven mucho más difíciles y costosos. Deberá descubrir cómo replicar lo anterior con eventos virtuales. A raíz de Covid, varios proveedores de servicios nuevos están ofreciendo eventos de creación de equipos virtuales (noches de trivia, fiestas de asesinatos misteriosos), que quizás desee considerar para su negocio.

5. Dirigir y animar se vuelve el doble de difícil

Como emprendedor en serie de empresas en persona, me encantaba caminar por los pasillos, ver en qué estaba trabajando la gente, dar palmaditas en la espalda al personal, invitarlos a almorzar o lo que sea. Pierdes todo eso con una empresa virtual, pero esas cosas siguen siendo igualmente importantes para tu éxito. Así que asegúrese de tener buenos informes analíticos que puedan ayudarlo a ver qué empleados lo están haciendo bien frente a la meta, y cuáles tienen dificultades. Proporcione cumplidos y premios a los empleados virtualmente. Configura almuerzos virtuales con tu equipo para hablar de cualquier otra cosa que no sea el trabajo.

6. Construir cultura se vuelve el doble de difícil

Es difícil construir una cultura de uno para todos y todos para uno cuando nunca ves a tus compañeros en persona. Peor aún, es mucho más fácil esconderse e ignorar tener conversaciones difíciles cuando alguien no puede tocarte fácilmente el hombro y llevarte a la sala de conferencias para hablar de ello. Todavía desea que su personal sea leal a la empresa y tenga las espaldas de sus compañeros. Por lo tanto, debe seguir enfatizando los valores culturales de su equipo y asegurarse de que todo el personal viva de acuerdo con esos mismos estándares, incluso mientras trabaja desde casa.

7. Evita la fatiga del Zoom

En una empresa virtual, la única forma de tener reuniones grupales es por video web (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet). El problema con el video web: puede ser agotador, lastimar sus ojos y puede ser fácil desconectarlos. Las cámaras se pueden apagar o puede ver al personal haciendo otro trabajo mientras la reunión está en curso. Programe solo las reuniones que sean absolutamente necesarias, manteniéndolas al mínimo. Y hágale saber al equipo que cuando los tenga, son importantes y deben enfocarse en ellos.

Pensamientos finales

De hecho, me encanta el cambio a fuerzas de trabajo virtuales. Creo que hará que las empresas sean materialmente más eficientes, evitando que gasten en costos innecesarios. Y hará que la mayoría de los miembros del personal estén materialmente más felices con la mayor flexibilidad que conlleva trabajar desde casa. Pero para que sea un éxito, es importante que siga la guía de alto nivel anterior. Habiendo manejado un negocio virtual durante los últimos cuatro años, ciertamente ha presentado algunos desafíos. Hemos aprendido de esos desafíos, optimizado para ellos y ha resultado en nuestra escala del negocio a nuevas alturas, con un equipo comprometido y leal. Buena suerte replicando esto en sus propios negocios.