Las 5 creencias generadoras de despilfarro en startups

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FOTO | (Foto: Depositphotos)
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FOTO 1 | Creencia #1: Somos pequeños, no necesitamos estandarizar. He encontrado con pequeños empresarios que no quieren dedicar tiempo a pensar cómo mejorar los procesos o a uniformar tareas repetitivas, muchas veces refugiados en argumentos del estilo “no tengo tiempo”, “siempre lo hemos hecho así y nos ha ido bien”, “eso es para empresas grandes” o “tengo cosas más importantes que hacer”. Pero cuando ves una empresa como un medio para entregar valor al cliente y te preguntas constantemente “¿Estoy aportando valor?” en cada tarea que haces o delegas, es cuando empiezas a detectar cosas como: (1)Errores por improvisación. (2)Dedicación de horas y horas a tareas de poco o nulo valor. (3)Interrupciones. (4)Ineficiencias, detectas procesos que se pueden simplificar.
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FOTO 2 | Creencia #2: Buscar cosas es parte de mi trabajo. Cuando digo “buscar cosas” me refiero buscar un presupuesto, un contrato, cómo hacer algo, un correo electrónico o un recordatorio de una tarea que tienes que hacer. Da igual que sea un documento en papel o un Word. Lo óptimo cuando quieres recuperar información es usar un sistema de clasificación que te permita recuperar la información en cuestión de segundos, sin esfuerzo, sin pensar, sin tener que resolver un acertijo y sin tener que usar tu memoria.
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FOTO 3 | Creencia #3: Son ellos los que no me entienden. El especialista José Miguel Bolívar explica muy bien la diferencia entre lenguaje nebuloso y lenguaje accionable. Y no me estoy refiriendo sólo en un contexto de gestión de proyectos o de productividad personal. El trabajo o las tareas que hay que hacer no siempre son evidentes y, además, se debe tener en cuenta qué información necesitarán otras personas para poder hacerlas. Es decir, hay que saber comunicar las tareas específicas que esperas que otros hagan, clarificar quién debe hacerla y compartir la información necesaria para ejecutarlas. Lo voy a explicar con un ejemplo muy sencillo: Un mensaje electrónico reclamando una factura pendiente de cobro. A lo largo de mi vida como emprendedor he tenido que reclamar facturas pendientes de pago a clientes y cuando lo he delegado he tenido que “educar” a otras personas para que lo hicieran eficazmente.
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FOTO 4 | Creencia #4: La calidad no es mi problema. En Lean Manufacturing hay un concepto muy conocido llamada QatS o Quality at the Source que defiende que la calidad no debe ser medida al final del proceso, sino que debe ser medida en cada etapa. Una herramienta muy útil para evitar que el despilfarro avance son los tableros Kanban ya que te permiten visualizar el trabajo en curso o WIP y evitar avanzar las tareas a la siguiente etapa si detectamos defectos.
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FOTO 5 | Creencia #5: Interrumpir a mis compañeros es gratis. Me refiero a las interrupciones del estilo “No encuentro X, ¿dónde estaba?”. Como mínimo, en el mejor de los casos, implican a 2 personas. La que busca y la que ayuda. La que busca antes de preguntar ya está siendo improductiva. Es evidente, está buscando una cosa para poder ejecutar una tarea. El problema es que el que ayuda automáticamente es fagocitado, tiene que detener sus tareas, dedicar tiempo a resolver la duda de su compañero y, finalmente, recuperar de nuevo la concentración para seguir trabajando. Esta dinámica por sistema tiene un coste altísimo si la medimos a escala global: toda la empresa, todos los días del año. Es tiempo despilfarrado, de poco o nulo valor, que se podría dedicar a tareas de valor.