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Pocas cosas son más deprimentes que las estimaciones de cuánto tiempo dedican las personas a una actividad específica a lo largo de sus vidas. Ya sabes el tipo de cosas: pasarás un tercio de tu vida durmiendo, casi una década mirando tu teléfono y cuatro meses decidiendo qué ver en los servicios de streaming.
Un nuevo estudio, realizado por académicos de Maryland and Delaware Enterprise University Partnership (Madeup), aplica este enfoque al lugar de trabajo. Al realizar una encuesta sobre el uso del tiempo de 5,000 trabajadores de oficina en Estados Unidos y Gran Bretaña, los investigadores identificaron la cantidad de minutos que las personas pierden en actividades sin sentido cada día laboral. (Las reuniones están excluidas: a menudo resultan inútiles, pero no siempre y no para todos). Luego, los autores extrapolan estas cifras para obtener una estimación de tiempo de vida de “inutilidad total ponderada” (WTF, por sus siglas en inglés) que podría haberse invertido mejor. Los resultados son literalmente increíbles.
La corrección de errores tipográficos toma un promedio de20 minutos en el día de cada trabajador de oficina, el equivalente a 180 días, o medio año, durante una carrera de 45 años. Algunas palabras se escriben mal con tanta frecuencia que por sí solas pueden desperdiciar días de la existencia del empleado promedio. “Thnaks” es el error más común en el mundo de habla inglesa, seguido de “teh”, “yuo” y “remeber”. La cantidad de tiempo que el trabajador promedio dedica a escribir “bets wishes” (en vez de “best wishes” o mis mejores deseos al final de un mensaje) también se cuenta en días.
El período de gestación de una cabra es de alrededor de 145 días. Que es también el tiempo que el trabajador promedio pasa iniciando sesión durante su vida laboral. Atender preocupaciones de seguridad como el uso de contraseñas significa que algo de tiempo se absorberá de esta manera. Pero se pierden meses tratando de recordar contraseñas, introduciéndolas incorrectamente o actualizándolas. También se gasta mucho tiempo, en todos los sectores de la economía, esperando que suceda algo mientras miramos fijamente una pantalla.
Si meterse en las cosas es una pérdida de tiempo, también lo es cerrarlas. Eliminar las ventanas de ayuda y los cuadros de información sobre herramientas lleva días a lo largo de una carrera. Rechazar solicitudes repetidas para programar actualizaciones de su sistema operativo es otra parte de la existencia que nunca se recuperará. Eliminar anuncios emergentes e intentar pausar el video de reproducción automática absorbe tiempo que podría haberse dedicado a aprender a tejer o visitar Machu Picchu.
Un conjunto de actividades para “ordenar” cosas absorbe más de cuatro meses de la vida de un trabajador promedio. Eliminar correos electrónicos ocupa unas seis semanas de tu vida. Hacer clic en los canales de Slack para leer los mensajes que no están destinados a usted, o borrar las notificaciones en la pantalla de su teléfono para artículos que nunca verá son tareas que consumen varios días.
Varios tipos de tareas para dar formato constituyen otra gran pérdida de tiempo. Piense en esos intentos de cambiar los márgenes en los documentos de Word o Google, o las horas dedicadas a tratar de averiguar dónde exactamente necesita colocar el corchete que falta en esa fórmula de hoja de cálculo. Shakespeare escribió “El rey Lear” en el tiempo que un oficinista promedio pasa cambiando el tamaño de las fuentes durante su carrera.
Rehacer el trabajo que no pudo guardar pertenece a una categoría propia, debido al trauma psicológico que eso implica. Este problema se ha mitigado ahora que las revisiones se guardan automáticamente en muchos programas, pero no se ha solucionado. Las baterías aún se agotan en momentos cruciales, las conexiones a Internet aún fallan. Hacer una serie de comentarios profundamente perspicaces en un documento de Google, no poder guardarlos y luego cerrar todo provoca un tipo especial de desesperación. Lo mismo ocurre con la creación de un organigrama con cientos de flechas y cuadros de texto, y darse cuenta de que olvidó incluir a alguien.
Estas son solo algunas de las muchas formas en que se desperdicia el tiempo de manera rutinaria. Coordinar agendas de reuniones que luego son canceladas toma otro mes. Esperar a que la gente repita lo que dijo porque estaba en silencio por error en una reunión virtual toma quince días. Pasar horas redactando un correo electrónico y luego dejarlo en la carpeta de borradores significa dos días. Abrir y cerrar desesperadamente varios compartimentos en una impresora poco cooperativa toma un día.
El estudio de Madeup muestra que la tecnología se encuentra en el centro de este tiempo desperdiciado. Pero la tecnología también puede ayudar. Los servicios que sincronizan agendas y opciones de autocorrección ya lo hacen; sin duda, las contraseñas terminarán siendo reemplazadas por el reconocimiento facial y los inicios de sesión con huellas dactilares. Es razonable preguntarse si el tiempo ahorrado de este modo se utilizaría de manera más productiva, como para leer esta columna. Pero años de la vida de los trabajadores se desperdician en actividades completamente inútiles. Todas las mejoras merecen un sincero “thnaks” (agradecimiento).