Oficinas abiertas nos vuelven menos sociales

En los últimos años, una serie de grandes empresas –IBM, Bank of America, Aetna, Yahoo! bajo la ex máxima ejecutiva Marissa Mayer– redujeron sus programas de teletrabajo en nombre de una mayor interacción y cooperación entre empleados, supuestamente fomentada por estar todos juntos en una oficina.

El modelo de negocio de las empresas que proporcionan espacios de coworking, como el 'unicornio' de US$ 20,000 millones WeWork, también se basa en la premisa de que, si la gente se encuentra en un espacio compartido, se conectará y cooperará más.

Sin embargo, no funciona así, según muestran investigaciones recientes. En la oficina, ya sea corporativa o con ambientes al estilo WeWork, los trabajadores en la actualidad se encuentran en vastos espacios abiertos diseñados para derribar barreras.

Pero en un artículo publicado recientemente, Ethan Bernstein y Stephen Turban de la Universidad de Harvard mostraron que, sobre la base de dos estudios de campo de oficinas corporativas, la arquitectura moderna de oficina abierta tiende a disminuir el volumen de interacción cara a cara en un 70% y, en consecuencia, aumentar la comunicación electrónica. Con este tipo de patrón de comunicación, los trabajadores bien podrían estar en cualquier parte.

Las dos compañías que estudiaron Bernstein y Turban, ambas multinacionales de Fortune 500, estaban haciendo la transición a ambientes de oficina más abiertos y modernos. Una de ellas quitó todas las paredes en uno de sus pisos de oficinas.

Los investigadores equiparon a los trabajadores de funciones tan variadas como ventas, tecnología, finanzas y recursos humanos con dispositivos de rastreo de alta tecnología, llamados sociómetros, por 15 días antes y 15 días después de que se trasladaron desde las oficinas con paredes a la nueva arquitectura.

En el período "entre paredes", los empleados pasaron un promedio de 5.8 horas diarias interactuando cara a cara; en el espacio abierto, el período de tiempo se redujo a 1.7 horas. Al mismo tiempo, terminaron enviando un 56% más de correos electrónicos y 67% más de mensajes instantáneos, que también terminaron siendo un 75% más largos.

La segunda compañía modificó toda su sede internacional de cubículos a un diseño de espacio abierto. Los 100 empleados equipados con sociómetros cambiaron sus asientos pasando de ubicarse a unos 2 metros (6.6 pies) de distancia, pero separados por paredes de cubículo, a lugares de trabajo con la misma concentración, pero sin barreras, en grupos de seis a ocho escritorios. Esto disminuyó las interacciones cara a cara en un 67% y aumentó el tráfico de correos electrónicos.

Contrario a lo que se podría esperar, la distancia física entre los empleados que se comunicaban no tuvo un efecto significativo en la forma en que interactuaron. Al parecer, la proximidad física está sobrevalorada como factor que mejora la cooperación.

Las oficinas abiertas, escribieron Bernstein y Turban, tienden a ser "sobreestimulantes". Demasiada información, demasiadas distracciones, demasiadas personas caminando o simplemente mirando sus monitores, todo eso "parece tener el resultado perverso de reducir en lugar de aumentar la interacción productiva".

"Si bien es posible juntar sustancias químicas bajo condiciones específicas de temperatura y presión para formar el compuesto deseado, parecería que más factores intervienen en lograr un efecto similar con los humanos", concluyeron los investigadores.

"Hasta que entendamos esos factores, puede que nos sorprendamos de encontrar una reducción en la colaboración cara a cara en el trabajo incluso cuando diseñamos espacios transparentes y abiertos destinados a aumentarla".

Los autores no psicoanalizan sus resultados. Una posible explicación es que colocar a las personas en una enorme pecera en la que no tengan espacio personal hace que las personas se retraigan en lugar de que se vuelvan más gregarias. El mundo corporativo empuja a las personas a ser extrovertidas, la mayoría de las veces a través de una cultura de reuniones incesantes.

Algunos encuentran que eso no solo es incómodo, sino que inconscientemente tratan de minimizar el contacto humano y recurren a la comunicación electrónica menos personal. Podría haber otras explicaciones: por ejemplo, en un espacio abierto es fácil ver que alguien está ocupado, por lo que las personas pueden ser reacias a interrumpir a un colega en la mitad de una tarea urgente.

Pero sin importar lo que suceda psicológicamente, los cambios en la mezcla de comunicaciones pueden dañar el negocio. Bernstein y Turban señalaron que los ejecutivos de la primera empresa les informaron que "la productividad, tal como se define por las métricas utilizadas por su sistema de gestión del rendimiento interno, había disminuido después del rediseño para eliminar los límites espaciales".

Eso, indicaron, era coherente con una investigación que muestra que la disminución en la riqueza de medios –esto es, en la participación de todos nuestros sentidos en la comunicación– afecta negativamente la productividad.

Los “freelancers” y los fundadores de pequeñas empresas deben ser conscientes de este efecto cuando intercambian a sus empleados desde casa por suscripciones de WeWork. En una oficina de WeWork, uno obtiene de 60 a 80 pies cuadrados de espacio, en comparación con el estándar corporativo en Estados Unidos de aproximadamente 200 pies cuadrados.

Aunque algunos pueden aprovechar la proximidad y las áreas comunes ingeniosamente diseñadas para la creación de redes, muchos podrían terminar poniendo menos esfuerzo en el trabajo mientras se siguen comunicando electrónicamente en lugar de cara a cara. Un estudio reciente muestra que el esfuerzo de trabajo es mayor en casa que en cualquier entorno de oficina.

Incluso si un teletrabajador a tiempo completo se vuelve un poco claustrofóbico y comienza a descuidar el cuidado personal estos pueden ser sacrificios razonables para aumentar el compromiso y la productividad, sin mencionar los beneficios de eliminar el traslado al trabajo.

Para las empresas más grandes que valoran la interacción humana y la colaboración cara a cara de la vieja escuela, eliminar las oficinas de planta abierta por completo ciertamente no es la respuesta. Y no existe ningún indicio de que las personas sean menos productivas o eficientes solo porque haya menos interacción cara a cara; podría ocurrir todo lo contrario. Muchos empleadores ya ofrecen trabajo flexible para que los empleados puedan trabajar desde casa a veces.

Aún no existe ninguna investigación académica sobre la incidencia que pueda tener este tipo de régimen mixto en la cantidad y calidad de las interacciones, pero sospecho que los empleadores podrían encontrar que los trabajadores desarrollarán ansias de un mayor contacto humano, no de más correos electrónicos y conversaciones por mensajería, mientras están enclaustrados en casa.

La tecnología moderna permite a los empleadores probar todas las opciones utilizando el mismo tipo de equipo de Bernstein y Turbante. Si el objetivo es maximizar la productividad, deberían hacerlo en lugar de confiar en la intuición y la evidencia anecdótica.

Por Leonid Bershidsky

Esta columna no necesariamente refleja la opinión de la junta editorial o de Bloomberg LP y sus dueños.