Diez datos a considerar antes de implementar la factura electrónica

Desde el 1 de enero del próximo año más de 2,400 empresas, entre micro y pequeñas, estarán obligadas a facturar electrónicamente.

Este 1 de diciembre se cumple el plazo otorgado por Sunat para ingresar al sistema de facturación electrónica. Así, 11,807 contribuyentes nacionales tienen la obligación de implementar el sistema cuanto antes.

De este total, 2,807 contribuyentes pertenecen a Lima mientras que los otros 9,000 están en provincia.

Sin embargo, aún hay empresas que no cuentan con proveedor, lo que indica que aún existe el peligro de que algunas de ellas no alcancen a estar listas para cumplir la exigencia.

[LEA TAMBIÉN: Conoce cinco mitos de las facturas electrónicas de la Sunat]

Para el 1 de enero del próximo año más de 2,400 empresas, entre micro y pequeñas, estarán obligadas a facturar electrónicamente. También entrarán en vigencia los nuevos documentos de negocio como guías de remisión, constancias de percepción y retención de manera electrónica.

Por ello, Efact, empresa especializada y proveedora del servicio de facturación electrónica, indicó ciertos datos importantes que toda empresa debe tener en cuenta antes de implementarla:

1. Puede ingresar al sistema electrónico sin estar obligado. Se tiene previsto que la totalidad de empresas peruanas deben ser emisores de comprobantes electrónicos al 2018.

En este link, puede verificar si tu RUC está dentro de los listados de contribuyentes obligados para diciembre de este año o enero del próximo.

2. Busque un proveedor autorizado por Sunat. La entidad publicó una resolución que registra y regula a las empresas autorizadas por ellos para prestar servicios de facturación electrónica. Los Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) autorizados son los únicos y total responsables de la conformidad técnica que exige Sunat para la emisión de los comprobantes de pago.

3. Opte por una solución accesible. La verdadera facturación electrónica requiere que tanto proveedor y comprador se puedan comunicar electrónicamente. Si su empresa tiene dentro de sus clientes entidades pequeñas, medianas, grandes, microempresas e independientes, debe asegurarse que el sistema de facturación elegido pueda comunicarse con todas ellas sin mayor problema.

4. Busque la participación inter áreas. Los cambios más importantes en la implementación de la facturación electrónica son los procesos de automatización y la integración en los sistemas de TI como en las cuentas por pagar y cobrar. Para una exitosa implementación debe haber una colaboración inter áreas y el soporte entre TI, contabilidad, finanzas y tesorería.

5. Planifique contar con los recursos humanos y financieros. Insertar el sistema de emisión electrónica puede implicar costos para aquellas empresas que cuenten con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y que se integren con un proveedor, mientras para que las que no lo tienen, el costo puede ser cero.

El recurso humano previsto durante la implementación involucra sobre todo a personas del área de contabilidad/finanzas y de sistemas.

6. Comprometa la participación activa de su proveedor de ERP. Si su empresa cuenta con un proveedor que le brinda el servicio y soporte de ERP, este deberá participar activamente durante todo el proceso, desde las primeras actividades requeridas en la implementación hasta la ejecución del sistema de facturación electrónica.

7. Encuentre un producto a la medida de su empresa. Debe de considerar que el costo de dicho producto estará contemplando ciertas variables como tipo y cantidad de comprobantes de pago y documentos de negocio a emitir y recibir, personalización de dichos documentos, cantidad de razones sociales, cantidad de locales, entre otros.

8. Busque una solución adecuada a las variables de tu negocio y localidad. Cada negocio es diferente, y dependiendo de donde se ubique las realidades y necesidades también son distintas, entre ellas asistencia de soporte técnico, conectividad a Internet.

9. No necesita adquirir equipo adicional para la implementación. No es necesario incurrir en gastos como servidores o software.

10. Calcule bien la cantidad de comprobantes pre-impresos que va a utilizar. Al ser emisor electrónico, ya todos tus comprobantes de pago y documentos de negocio también lo serán. Sin embargo, la Sunat ha contemplado situaciones de contingencia que permite a una empresa presentar un resumen de comprobantes impresos, en caso no pueda de manera electrónica.

Entre los motivos se encuentran: falla en la conexión con Internet, fallas en el fluido eléctrico, desastres naturales, robo, fallas en el servicio de emisión electrónica, ventas por emisores itinerantes.

“Para evitar inconvenientes, se debe iniciar el proceso de transformación digital lo antes posible”, indicó José Luis Malpartida, jefe de producto de Efact.

Añadió que variables como contar con un ERP complejo, puede hacer que una empresa demore en preparar sus sistemas para emitir comprobantes electrónicos, mientras que las que no lo tienen como es en el caso de las pymes y mypes el proceso tiene mayor efectividad.

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